Ce qui est synchronisé
Chaque feuille de temps approuvée est d’abord répartie en types de paie (normales, heures supplémentaires, temps double, jours fériés, primes de pause, congés) selon les règles de chaque site. Voici où chacun arrive dans Paychex Flex.
| ClockLap | Envoyé comme | Notes |
|---|---|---|
| Heures normales | Composante de paie « Hourly » | Listée depuis Paychex |
| Heures supplémentaires | « Overtime » | – |
| Paie de jour férié / jour férié travaillé | « Holiday », « Holiday Worked » | – |
| Vacances, maladie, congé personnel | « Vacation », « Sick », « Personal » | – |
| Date de travail (quotidienne) | Date de ligne | Quand vous envoyez par jour |
| Lieu ou service | Org (fichier) | Quand vous répartissez |
Un chèque par employé par période, dans une période de paie qui n’a pas encore été traitée.
Façons de se connecter
Direct
Votre propre application Paychex Flex (Company Settings → Integrated Apps) avec accès à l’entreprise, aux employés et à la paie. Les gains sont ajoutés à un chèque dans la période ouverte.
Fichier Standard Payroll Import
La disposition SPI documentée par Paychex, livrée par téléchargement, courriel ou SFTP.
Comment ça marche
- Créer une application dans Paychex FlexCompany Settings → Integrated Apps, avec accès à l’entreprise, aux employés et à la paie. Collez la clé et le secret.
- Ajouter votre ID client PaychexVotre numéro de succursale et d’entreprise (jusqu’à 8 caractères).
- Associer les employésPar courriel, numéro d’employé, puis ID d’employé Paychex.
- Associer les composantes de paieChoisies parmi les composantes de votre entreprise Paychex.
- Choisir quand envoyer, et vérifierLe premier envoi est un aperçu.
Calendriers et vérification
Choisissez quand les heures vont à Paychex Flex. Quel que soit votre choix, rien n’est envoyé deux fois : chaque période a un envoi, et tout ce qui suit est une correction.
J’enverrai chaque période moi-même
Rien ne part tant qu’un administrateur n’appuie pas sur Envoyer. C’est le réglage par défaut.
Quand la période de paie est verrouillée
Verrouiller la période dans Feuilles de temps lance l’envoi.
Quand toutes les feuilles de temps sont approuvées
La dernière approbation de la période lance l’envoi.
Selon un calendrier
Un nombre fixe de jours après la fin de la période (0 à 14), à l’heure locale de votre choix.
- Quelles feuilles de temps. Approuvées seulement (par défaut), ou approuvées et soumises.
- Arrondi. Centièmes d’heure (par défaut) ou quarts d’heure.
- Répartition. Aucune, par lieu, par projet ou par service, chacun associé au code de service ou de centre de coûts du système de paie.
- Heures travaillées un jour férié. Comme type de paie distinct (par défaut) ou incluses dans les heures normales.
- Lignes vides. Les personnes sans heures dans la période sont omises.
- Personnes non associées. Les passer avec un avertissement (par défaut), ou bloquer tout l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.
Les corrections, comme changements
Vous avez corrigé un départ non pointé après l’envoi à la paie? Renvoyez la période et ClockLap calcule ce qui a changé depuis le dernier envoi.
Direct : une correction remplace le chèque encore non traité de l’employé pour la période. Fichier : un fichier de correction ajoute des heures en + ou en − par-dessus le premier. Les nouvelles tentatives sont sûres : avant de créer un chèque, ClockLap cherche celui qu’il a peut-être déjà créé (par ID de corrélation), donc un dépassement de délai ne crée jamais deux chèques.
Personnes
Associées par courriel, numéro d’employé, puis ID d’employé Paychex, qui est enregistré sur la personne et utilisé dans le fichier.
Les personnes qui ne peuvent pas être associées sont listées dans l’aperçu : passez-les avec un avertissement (par défaut) ou bloquez l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.
Le fichier
Standard Payroll Import (SPI). Colonnes : Client ID Worker ID Org Job Number Pay Component Rate Rate Number Hours Units Line Date Amount Check Seq Number
Heures de −999,99 à 999,99; dates de ligne (mm/jj/aaaa) quand vous envoyez par jour.
Livré par téléchargement (conservé avec l’envoi), par courriel à un maximum de 20 personnes, ou par SFTP : ClockLap vérifie le serveur, retient sa clé d’hôte à la première connexion et écrit sous un nom temporaire avant de renommer, pour qu’un système de paie qui surveille le dossier ne récupère jamais un fichier à moitié écrit.
Ce qu’il vous faut
- Paychex Flex (États-Unis) avec la paie en ligne
- Un administrateur qui peut créer une Integrated App
- Votre ID client Paychex (numéro de succursale + d’entreprise)
Chaque envoi garde un historique : qui et quoi a été envoyé, les résultats ligne par ligne, des erreurs en langage clair avec leur solution, et un journal des requêtes caviardé pour les administrateurs. Les webhooks se déclenchent sur payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed.
Questions
Puis-je envoyer des heures après le traitement de la période?
Non : Paychex n’accepte des chèques que dans une période de paie non traitée. Les corrections tardives vont dans la période suivante ou dans un fichier.
Par jour ou en totaux?
Les deux. Par jour ajoute une date de ligne à chaque gain; en totaux, une ligne par composante de paie.
La connexion Paychex Flex est-elle incluse dans le prix?
Oui. Les connexions de paie et de RH font partie de chaque forfait ClockLap : 1 $ par membre du personnel et 2 $ par gestionnaire ou administrateur par mois, sans frais supplémentaires.
ClockLap est-il affilié à Paychex Flex?
Non. ClockLap se connecte à Paychex Flex au moyen de son API publiée; ClockLap n’est ni affilié à Paychex Flex ni approuvé par celui-ci. La connexion est en bêta pendant que nous la vérifions avec de vrais comptes.