Ce qui est synchronisé
Chaque feuille de temps approuvée est d’abord répartie en types de paie (normales, heures supplémentaires, temps double, jours fériés, primes de pause, congés) selon les règles de chaque site. Voici où chacun arrive dans Viewpoint Vista.
| ClockLap | Envoyé comme | Notes |
|---|---|---|
| Réglages de l’espace de travail | Co, PRGroup, JCCo | Depuis la connexion |
| Employé | Employee | – |
| Projet / activité | Job, Phase | – |
| Main-d’œuvre | CostType | – |
| Types de paie | EarnCode | Vos codes de gains |
| Heures | Hours | – |
Comment ça marche
- Associer les personnesPar numéro d’employé Vista (enregistré comme dossier lié de chaque personne), puis par numéro d’employé.
- Associer les types de paieVos types de paie Vista pour les heures normales, les heures supplémentaires et le temps double (et les congés, si le fichier les inclut).
- Codes des projets et des activitésLe code de chaque projet est le travail (job); le code de chaque activité est la phase ou le code de coût. Réglez le type de coût de main-d’œuvre une fois (L par défaut).
- Ajuster la mise en pagePartez de la mise en page d’importation habituelle de Vista, puis modifiez toute colonne, tout en-tête, toute largeur ou tout format de date pour correspondre à votre modèle.
- Choisir la livraisonTéléchargement, courriel ou SFTP, à chaque période ou quand vous le décidez. Le premier fichier est un aperçu.
Calendriers et vérification
Choisissez quand les heures vont à Viewpoint Vista. Quel que soit votre choix, rien n’est envoyé deux fois : chaque période a un envoi, et tout ce qui suit est une correction.
J’enverrai chaque période moi-même
Rien ne part tant qu’un administrateur n’appuie pas sur Envoyer. C’est le réglage par défaut.
Quand la période de paie est verrouillée
Verrouiller la période dans Feuilles de temps lance l’envoi.
Quand toutes les feuilles de temps sont approuvées
La dernière approbation de la période lance l’envoi.
Selon un calendrier
Un nombre fixe de jours après la fin de la période (0 à 14), à l’heure locale de votre choix.
- Quelles feuilles de temps. Approuvées seulement (par défaut), ou approuvées et soumises.
- Arrondi. Centièmes d’heure (par défaut) ou quarts d’heure.
- Répartition. Aucune, par lieu, par projet ou par service, chacun associé au code de service ou de centre de coûts du système de paie.
- Heures travaillées un jour férié. Comme type de paie distinct (par défaut) ou incluses dans les heures normales.
- Lignes vides. Les personnes sans heures dans la période sont omises.
- Personnes non associées. Les passer avec un avertissement (par défaut), ou bloquer tout l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.
Les corrections, comme changements
Vous avez corrigé un départ non pointé après l’envoi à la paie? Renvoyez la période et ClockLap calcule ce qui a changé depuis le dernier envoi.
Un fichier de correction ne contient que les changements depuis le précédent.
Personnes
Le numéro d’employé Vista de chaque personne (un dossier lié), sinon son numéro d’employé ClockLap.
Les personnes qui ne peuvent pas être associées sont listées dans l’aperçu : passez-les avec un avertissement (par défaut) ou bloquez l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.
Le fichier
Téléversement de cartes de temps PR Vista (CSV). Colonnes : Co PRGroup PREndDate Employee PostDate Type JCCo Job Phase CostType EarnCode Hours
Livré par téléchargement (conservé avec l’envoi), par courriel à un maximum de 20 personnes, ou par SFTP : ClockLap vérifie le serveur, retient sa clé d’hôte à la première connexion et écrit sous un nom temporaire avant de renommer, pour qu’un système de paie qui surveille le dossier ne récupère jamais un fichier à moitié écrit.
Ce qu’il vous faut
- Viewpoint Vista avec un modèle de téléversement de cartes de temps
- Votre numéro d’entreprise et votre groupe PR
Chaque envoi garde un historique : qui et quoi a été envoyé, les résultats ligne par ligne, des erreurs en langage clair avec leur solution, et un journal des requêtes caviardé pour les administrateurs. Les webhooks se déclenchent sur payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed.
Questions
S’agit-il de la spécification d’importation officielle de Vista?
Vista ne publie pas ouvertement sa mise en page d’importation : le fichier suit donc la mise en page générale décrite dans ses documents d’aide. Chaque colonne, en-tête, largeur et format de date peut être modifié pour correspondre au modèle de votre importation Vista; vérifiez le premier fichier avant de l’importer.
D’où viennent le travail et le code de coût?
Le code du projet devient le travail (job) et le code de l’activité devient la phase ou le code de coût, d’après ce que les gens ont choisi en pointant leur arrivée. Le temps sans projet va au travail de frais généraux que vous choisissez (ou à aucun).
Comment les heures supplémentaires sont-elles réparties entre les travaux?
Les heures supplémentaires sont calculées par personne et par semaine selon vos règles, puis tombent dans l’ordre sur les derniers quarts de la journée : chaque heure porte ainsi le travail sur lequel elle a été faite.
La connexion Viewpoint Vista est-elle incluse dans le prix?
Oui. Les connexions de paie et de RH font partie de chaque forfait ClockLap : 1 $ par membre du personnel et 2 $ par gestionnaire ou administrateur par mois, sans frais supplémentaires.
ClockLap est-il affilié à Viewpoint Vista?
Non. ClockLap se connecte à Viewpoint Vista au moyen de fichiers qu’il peut importer; ClockLap n’est ni affilié à Viewpoint Vista ni approuvé par celui-ci. La connexion est en bêta pendant que nous la vérifions avec de vrais comptes.