Politique de confidentialité
Ce que ClockLap recueille à votre sujet, pourquoi, qui d’autre y a accès et comment le faire supprimer.
Dernière mise à jour : 28 octobre 2026
Régions et lieu de stockage des données
Chaque espace de travail est créé dans une région et y reste. Ses données sont conservées dans la base de données propre à cette région, séparée de toutes les autres régions.
| Région | Stockées à | État |
|---|---|---|
| Canada | Helsinki, Finlande (UE) pendant l’accès anticipé; au Canada ensuite | Ouverte |
| États-Unis | Helsinki, Finlande (UE) pendant l’accès anticipé; aux États-Unis ensuite | Ouverte |
| Union européenne | Union européenne (Allemagne) | Ouverture prochaine |
| Royaume-Uni | Royaume-Uni (Londres) | Ouverture prochaine |
| Australie | Australie (Sydney) | Ouverture prochaine |
Nous mettons ce tableau à jour, et en avisons les propriétaires d’espaces de travail, avant l’ouverture d’une région ou le déplacement de ses données.
À qui s’applique cette politique
ClockLap est un service de suivi du temps conçu par Otraasi Inc. (« ClockLap », « nous ») que des employeurs (nos clients) utilisent pour leur personnel. Lorsqu’un employeur utilise ClockLap, c’est lui qui décide de ce qui est recueilli au sujet de son personnel et dans quel but; nous traitons ces renseignements pour son compte et uniquement pour faire fonctionner le service. Si vous êtes un employé et avez une question sur vos propres dossiers, adressez-vous d’abord à votre employeur; nous l’aiderons à vous répondre.
Pour les renseignements sur les personnes qui gèrent un compte client (propriétaires et administrateurs) et sur les visiteurs de clocklap.com, ClockLap en est directement responsable.
Ce que nous recueillons
| Renseignement | De quoi il s’agit | Pourquoi |
|---|---|---|
| Détails du compte | Nom, courriel professionnel (aucun pour les membres limités, qui n’ont pas de connexion à eux), téléphone (facultatif), numéro d’employé, équipe, rôle, taux de rémunération si l’employeur en ajoute un | Pour vous connecter, afficher les bons écrans et produire les chiffres de paie |
| Registres de temps | Heures d’arrivée et de départ, pauses, modifications et approbations, avec l’auteur de chacune | Le cœur du service, et le registre de paie que les employeurs doivent tenir |
| Position | La position de votre téléphone quand vous pointez votre arrivée ou votre départ, et quand vous entrez dans la limite d’un lieu de travail (géorepérage) ou en sortez | Pointage automatique, et pour montrer où un pointage a eu lieu. À moins que votre employeur n’active la position pendant les quarts (ci-dessous), nous n’enregistrons pas de trajet continu de vos déplacements; loin des lieux de travail, la position n’est pas vérifiée. La position exacte enregistrée à chaque pointage d’arrivée et de départ est effacée après 90 jours par défaut (votre employeur peut choisir de 7 à 730 jours); le pointage garde le lieu où il a été fait |
| Position pendant les quarts | Seulement si votre employeur l’active : la position de votre téléphone toutes les quelques minutes, ou lorsqu’il se déplace, pendant que vous êtes en service. Jamais pendant une pause ni après votre départ, et l’application indique quand c’est actif | Pour montrer à votre employeur votre trajet, les lieux visités et vos déplacements en voiture (pour le kilométrage) pendant un quart, et où vous êtes pendant que vous êtes en service. Effacée après 30 jours par défaut; la distance et la durée de chaque trajet restent comme registre de kilométrage |
| Photos de pointage | Seulement si votre employeur les active | Pour confirmer qui a pointé. Supprimées après 90 jours par défaut |
| Entrées de minuterie | Le moment où vous démarrez et arrêtez une minuterie dans la console, l’application, l’extension de navigateur ou l’application de bureau, avec la description, le projet et les étiquettes que vous choisissez. Votre position seulement là où votre employeur exige que les minuteries soient lancées sur place | Pour enregistrer le temps travaillé hors d’un lieu, par tâche |
| Notes, photos et notes vocales | Les notes, photos et enregistrements vocaux que vous ajoutez à un projet ou à un lieu dans l’application ou la console, et la transcription et le résumé tirés d’un enregistrement. La position est retirée des photos, sauf si votre employeur désactive cette option | Pour consigner le travail fait et ce qui reste. Les enregistrements sont transcrits et résumés par le fournisseur d’IA que votre employeur connecte (OpenAI, ou Anthropic pour les résumés), sous le propre compte de votre employeur. Conservés jusqu’à leur suppression, sauf si votre employeur fixe une durée de conservation (30 jours ou plus) : les photos et enregistrements plus anciens sont alors supprimés et le texte des notes reste. Vos enregistrements vocaux sont supprimés quand vous êtes retiré |
| Dépenses | Ce que vous réclamez : montant, catégorie, description et photos des reçus; pour le kilométrage, la distance et, pour un trajet enregistré, son itinéraire et ses adresses de départ et d’arrivée | Pour approuver, rembourser et facturer les dépenses. Les reçus suivent la durée de conservation des photos ci-dessus, sauf que les reçus des dépenses approuvées, remboursées ou facturées sont conservés aussi longtemps que la dépense. Les itinéraires et adresses sont effacés quand vous êtes retiré |
| Réponses aux formulaires | Vos réponses aux formulaires et listes de vérification que votre employeur met en place (rapports quotidiens, inspections, causeries sécurité), avec les photos et signatures, et l’endroit où se trouvait votre téléphone quand vous en avez envoyé un | Registres de chantier que votre employeur conserve. Conservées avec les autres registres de l’espace de travail; les photos suivent la durée de conservation des photos ci-dessus, et la position est effacée quand vous êtes retiré |
| Activité de l’ordinateur | Seulement si votre employeur l’active, et seulement après que vous avez accepté un avis dans l’application de bureau : l’application et le titre de la fenêtre utilisés pendant qu’une minuterie tourne, et des captures d’écran à intervalles si votre employeur les active aussi. Vous pouvez voir et supprimer ce qui a été enregistré sur votre temps | Pour montrer comment le temps consacré aux projets a été utilisé. Supprimée après 30 jours par défaut |
| NIP et badge de borne | Un NIP (conservé seulement sous forme de hachage à clé) et, si votre employeur en imprime un, un badge QR : un code signé indiquant votre nom et le numéro du badge. Créer un nouveau badge ou désactiver les badges rend l’ancien inutilisable | Pour savoir qui pointe sur une tablette partagée |
| Détails de l’appareil | Modèle du téléphone, version de l’application, un jeton de notifications et si la position est falsifiée. Si vous utilisez l’application Apple Watch, le fait qu’il s’agit d’une Apple Watch et sa version de l’application | Notifications, soutien et blocage des pointages avec un faux GPS |
| Facturation | Nom de l’entreprise, personne-ressource pour la facturation; les données de carte sont traitées par Stripe et ne nous parviennent jamais | Pour facturer le service |
| Journaux | Connexions, requêtes à l’API et journal d’audit des modifications | Sécurité, dépannage et reddition de comptes |
| Visites du site Web | Sur clocklap.com seulement (pas dans l’application ni la console ClockLap) : les pages consultées, la façon dont vous êtes arrivé, votre navigateur, votre appareil et votre emplacement approximatif, mesurés par Google Analytics au moyen de témoins. Si vous commencez ensuite un essai, l’identifiant anonyme de la visite accompagne l’inscription, afin que nous puissions rattacher à cette visite l’essai, la première carte ajoutée et les factures ClockLap payées (leur montant) | Pour voir quelles pages aident les gens et améliorer le site, et lesquelles amènent des clients |
Ce que nous ne faisons pas
- Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
- Nous ne suivons pas votre position loin des lieux de travail ni quand vous avez pointé votre départ, et nous ne gardons pas de trajet de vos déplacements, sauf si votre employeur active la position pendant les quarts (alors seulement pendant que vous êtes en service et pas en pause).
- Nous n’utilisons pas les données des clients pour entraîner des modèles d’IA.
Témoins
clocklap.com utilise les témoins de Google Analytics (nommés _ga) pour compter les visites et voir quelles pages sont utilisées. Ils ne vous suivent pas sur d’autres sites et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Vous pouvez les bloquer ou les supprimer dans les réglages de votre navigateur, ou installer le module de désactivation de Google Analytics; le site fonctionne de la même façon sans eux, et sans eux rien d’une inscription ultérieure n’est envoyé à Google non plus. L’application et la console ClockLap ne chargent pas Google Analytics et ne créent pas de témoins d’analyse. Cloudflare Web Analytics compte les pages vues sur clocklap.com et dans la console sans témoins.
Avec qui nous les partageons
Seulement les fournisseurs de services dont nous avons besoin pour faire fonctionner ClockLap (nos sous-traitants), chacun tenu de n’utiliser les données qu’à cette fin :
| Fournisseur | Pour quoi | Où |
|---|---|---|
| Hetzner Online | Serveurs et bases de données | Finlande (UE) |
| Cloudflare R2 | Stockage des fichiers téléversés (photos, notes vocales, reçus, pièces jointes de formulaires, captures d’écran de l’application de bureau et exportations), chiffrés avec la clé propre à chaque espace de travail avant d’être stockés | Amérique du Nord, à l’endroit choisi par Cloudflare (les fichiers des espaces de travail américains restent aux États-Unis) |
| Cloudflare | Acheminer tout le trafic vers clocklap.com, la console et les serveurs de ClockLap, et les protéger des attaques; vérifier que les inscriptions et les demandes de démo viennent d’une personne (Turnstile); compter les pages vues sur le site et dans la console sans témoins (Web Analytics) | Partout dans le monde (le centre de données le plus proche de vous), États-Unis |
| Postmark (ActiveCampaign) | Envoi des courriels comme les invitations, les liens de connexion et les rapports | États-Unis |
| Stripe | Paiements par carte et factures | États-Unis |
| Expo, Apple et Google | Envoi des notifications aux téléphones | États-Unis |
| Google (Google Analytics) | Compter les visites de clocklap.com, et les essais et paiements qui y ont commencé (jamais de noms, de courriels ni quoi que ce soit sur votre personnel). Les signaux Google et la personnalisation des annonces sont désactivés | États-Unis |
| OpenStreetMap (Nominatim) | Convertir l’adresse d’un lieu en coordonnées sur la carte. Seule l’adresse du lieu est envoyée, jamais la position de quelqu’un | UE |
| OpenStreetMap (tuiles de carte) | Les images de carte dans la console. Votre navigateur demande la partie de la carte affichée, donc OpenStreetMap voit votre adresse IP et cette zone | Royaume-Uni, servi partout dans le monde |
| Google (Google Fonts) | Les polices de clocklap.com et de la console (et la police de marque d’un espace de travail). Votre navigateur les télécharge de Google, qui voit votre adresse IP | États-Unis |
Votre employeur peut aussi connecter d’autres outils (paie, assistant d’IA, fournisseur d’IA des notes vocales) au moyen de l’API ou des webhooks de ClockLap. Ces connexions sont configurées et contrôlées par l’employeur.
Nous pouvons communiquer des renseignements si la loi l’exige, et nous en aviserons le client concerné, sauf si la loi nous l’interdit.
Conservation et suppression
- Les registres de temps sont conservés tant que le compte de l’employeur est ouvert, car les employeurs doivent conserver les registres de paie pendant plusieurs années.
- Lorsqu’une personne est retirée, son nom, ses coordonnées, son taux de rémunération, ses téléphones, ses coordonnées GPS et ses photos sont effacés après la période d’attente de l’employeur (30 jours par défaut). Les heures elles-mêmes restent, sans l’identité, pour les registres de paie de l’employeur.
- Les fichiers exportés sont supprimés après 30 jours (l’employeur peut choisir une autre période). Les sauvegardes sont conservées 14 jours.
- Un propriétaire peut exporter toutes les données d’un espace de travail en tout temps à partir de Réglages, puis Espace de travail. Annuler arrête la facturation, mais ne supprime rien. Pour faire supprimer un espace de travail, un propriétaire écrit à [email protected]; nous le supprimons dans les 30 jours et le confirmons par courriel.
Vos droits
Vous pouvez obtenir une copie de tout ce que ClockLap détient à votre sujet à partir de Moi, puis Votre vie privée dans l’application (nous vous l’envoyons par courriel) ou Télécharger mes données dans la console, et demander des corrections de votre temps avec Demander une correction. Pour demander la suppression de vos renseignements ou pour toute autre demande, communiquez avec votre employeur ou écrivez-nous. En vertu des lois canadiennes (la LPRPDE et, s’il y a lieu, la Loi 25 du Québec) et des lois des États américains, vous pouvez accéder à vos renseignements, les faire corriger et porter plainte auprès d’un organisme de protection de la vie privée, comme le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Sécurité
Les données sont chiffrées en transit, et les champs les plus sensibles (numéros de téléphone, taux de rémunération et secrets de connexion) sont aussi chiffrés un à un dans la base de données. Les données de chaque client sont séparées au niveau de la base de données. Les administrateurs peuvent exiger la connexion en deux étapes ou l’authentification unique. Chaque modification est consignée dans un journal d’audit qui ne peut pas être modifié. Le soutien ne peut ouvrir votre espace de travail que si un propriétaire l’y a autorisé (pour 30 jours au plus, depuis Réglages → Espace de travail), et chaque séance est consignée avec sa raison, que vous pouvez consulter. Si une atteinte touche vos renseignements, nous en aviserons les clients concernés et les autorités comme l’exige la loi. Plus de détails sur notre page sur la sécurité.
Modifications
Nous publierons toute modification ici et aviserons par courriel les propriétaires d’espaces de travail de tout changement important, y compris le passage à un hébergement au pays.