ClockLap + OnPay : des heures prêtes pour Upload Hours

Ce qui est synchronisé

Chaque feuille de temps approuvée est d’abord répartie en types de paie (normales, heures supplémentaires, temps double, jours fériés, primes de pause, congés) selon les règles de chaque site. Voici où chacun arrive dans OnPay.

OnPay n’a pas d’API publique pour les heures : ClockLap produit donc le CSV. OnPay associe les personnes par leur Clock User ID, et le téléversement de CSV doit parfois être activé par le soutien d’OnPay.

Comment ça marche

1. Donner un Clock User ID à chacunDans OnPay : la page Job → Employment de l’employé. Ajoutez la même valeur comme Clock User ID OnPay dans ClockLap (ou utilisez son numéro d’employé).
2. Associer les types de paieLes types de paie OnPay courants sont suggérés.
3. Choisir la livraisonTéléchargement ou courriel.
4. Le téléverserDans OnPay : Payroll → Upload Hours, puis Process.

Calendriers et vérification

Choisissez quand les heures vont à OnPay. Quel que soit votre choix, rien n’est envoyé deux fois : chaque période a un envoi, et tout ce qui suit est une correction.

• Quelles feuilles de temps. Approuvées seulement (par défaut), ou approuvées et soumises.
• Arrondi. Centièmes d’heure (par défaut) ou quarts d’heure.
• Répartition. Aucune, par lieu, par projet ou par service, chacun associé au code de service ou de centre de coûts du système de paie.
• Heures travaillées un jour férié. Comme type de paie distinct (par défaut) ou incluses dans les heures normales.
• Lignes vides. Les personnes sans heures dans la période sont omises.
• Personnes non associées. Les passer avec un avertissement (par défaut), ou bloquer tout l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.

Les corrections, comme changements

Vous avez corrigé un départ non pointé après l’envoi à la paie? Renvoyez la période et ClockLap calcule ce qui a changé depuis le dernier envoi.

Un fichier de correction ne contient que les écarts; OnPay ajoute les heures téléversées à ce qui figure déjà dans le cycle de paie.

Personnes

Le fichier utilise le Clock User ID OnPay de chaque personne (ou son numéro d’employé s’il n’y en a pas).

Les personnes qui ne peuvent pas être associées sont listées dans l’aperçu : passez-les avec un avertissement (par défaut) ou bloquez l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.

Le fichier

Heures OnPay (CSV). Colonnes : Clock User ID Employee Name Pay Type Hours Date

OnPay ne publie pas la disposition de ses colonnes; vérifiez le premier fichier avec le soutien d’OnPay.

Livré par téléchargement (conservé avec l’envoi), par courriel à un maximum de 20 personnes, ou par SFTP : ClockLap vérifie le serveur, retient sa clé d’hôte à la première connexion et écrit sous un nom temporaire avant de renommer, pour qu’un système de paie qui surveille le dossier ne récupère jamais un fichier à moitié écrit.

Ce qu’il vous faut

• OnPay (États-Unis) avec le téléversement de CSV activé
• Un Clock User ID pour chaque personne payée à l’heure

Chaque envoi garde un historique : qui et quoi a été envoyé, les résultats ligne par ligne, des erreurs en langage clair avec leur solution, et un journal des requêtes caviardé pour les administrateurs. Les webhooks se déclenchent sur payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed.

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