Aide

1. Ajoutez un site. Dans la console, allez à Lieux, puis Ajouter un lieu, et tapez l’adresse. Nous traçons une zone de géorepérage de 100 m à cet endroit; déplacez-la ou redimensionnez-la si l’entrée est ailleurs. Vous pouvez aussi ajouter un site depuis l’application mobile pendant que vous y êtes.
2. Invitez vos gens. Personnes, puis Inviter une personne, ou Importer pour téléverser une feuille de calcul (nom, courriel et, au besoin, numéro d’employé, équipe et site).
3. Affectez-les à des sites. Leur téléphone surveille seulement les sites auxquels ils sont affectés. Sélectionnez plusieurs personnes dans la page Personnes pour toutes les ajouter d’un coup.
4. Demandez à tout le monde d’installer l’application et d’autoriser la position « Toujours ». Le courriel d’invitation contient le lien vers l’application.

Les horaires sont facultatifs. Si vous en ajoutez (Personnes, puis une personne, puis Horaire hebdomadaire; ou la page Horaire), ClockLap signale les retards et les absences et peut rappeler aux gens qui oublient de pointer leur arrivée de le faire.

À la fin de chaque période de paie, ouvrez Feuilles de temps, examinez tout ce qui est marqué À vérifier, puis cliquez sur Approuver. Exportez un sommaire, chaque quart, un fichier ADP ou QuickBooks, ou reliez votre paie au moyen de l’API. Vous pouvez aussi envoyer un rapport à votre comptable par courriel selon un calendrier, à partir de Rapports.

Quand vous entrez dans la zone de géorepérage de votre site, l’application pointe votre arrivée et vous envoie une notification qui permet d’annuler. Quand vous partez, elle pointe votre départ. Sur Android, l’application attend une minute ou deux pour en être certaine, et une courte sortie (jusqu’à votre voiture, par exemple) ne met pas fin à votre quart. Sur iPhone, elle agit dès que votre iPhone signale l’arrivée ou le départ, sans suivre votre position en arrière-plan. Si votre milieu de travail compte les courtes sorties comme des pauses, partir commence plutôt une pause. Votre position n’est vérifiée que lorsque vous arrivez à l’un de vos sites ou que vous le quittez.

iPhone : Réglages, puis l’application, puis Position, puis Toujours, et activez Position exacte.

Android : Paramètres, puis Applications, puis l’application, puis Autorisations, puis Position, puis Toujours autoriser. Réglez aussi la batterie sur Sans restriction pour que votre téléphone n’arrête pas l’application en arrière-plan.

Vérifiez que la position est réglée sur Toujours, que vous êtes affecté au site (il figure à l’écran Aujourd’hui sous Vos sites) et que vous avez attendu une minute à l’intérieur. Vous pouvez toujours toucher Pointer l’arrivée. Si un quart est erroné, ouvrez Heures, choisissez le jour, puis Demander une correction.

À l’écran Aujourd’hui, touchez Demander un site, choisissez un site existant ou épinglez un nouvel endroit, et indiquez combien de temps vous y serez. Une fois qu’un gestionnaire a approuvé, l’application pointe automatiquement votre arrivée à cet endroit. L’accès temporaire prend fin de lui-même.

Dans l’application, ouvrez Moi, puis Notes et photos, et choisissez le projet (ou touchez Note vocale ou photo à l’écran Aujourd’hui pendant que vous êtes sur un projet). Enregistrez ce que vous avez fait, ce qui reste et le matériel utilisé; le tout est transformé en un court résumé avec les suivis à faire. Les photos et les enregistrements sont d’abord sauvegardés sur votre téléphone, puis téléversés quand vous avez du réseau.

Les notes vocales utilisent le compte de fournisseur d’IA de votre espace de travail : votre fournisseur vous facture directement et ClockLap n’ajoute aucuns frais d’IA. Dans la console, allez à Réglages, puis IA.

1. OpenAI (obligatoire, pour la transcription) : créez un projet réservé à ClockLap, fixez-lui un budget mensuel, créez dans ce projet une clé restreinte qui peut utiliser les capacités des modèles, puis collez-la. Nous la testons d’abord et la stockons chiffrée.
2. Résumés : utilisez la même clé OpenAI, ou connectez Claude : dans la Claude Console, créez un espace de travail pour ClockLap, fixez sa limite de dépenses, créez-y une clé et collez-la.
3. Fixez au besoin une limite mensuelle en minutes d’audio. Une fois la limite atteinte, les enregistrements sont conservés et traités le mois suivant ou quand vous l’augmentez.

Tant que l’IA n’est pas connectée, les enregistrements sont conservés et seront transcrits dès qu’elle le sera. Les enregistrements ne sont envoyés qu’aux fournisseurs que vous connectez.

Chaque personne voit ce qu’elle a ajouté ainsi que les notes partagées sur les projets et les sites où elle travaille. Les gestionnaires voient leurs sites. Tout le monde peut garder une note privée (visible seulement par soi et ses gestionnaires). La position est retirée des photos, sauf si un administrateur désactive cette option, et les administrateurs peuvent choisir combien de temps les photos et les enregistrements sont conservés.

Les demandes de correction, les congés, les demandes de site, les prises et échanges de quarts et les alertes arrivent dans la Boîte de réception de la console et sous Équipe dans l’application, où vous pouvez aussi renoncer à une prime de pause et approuver les feuilles de temps de la période de paie. Approuver une demande de site pour un nouvel endroit crée le site et sa zone de géorepérage; vous pouvez d’abord ajuster le nom, la taille et la date de fin.

La page En direct de la console, et Équipe, puis En ce moment dans l’application, montrent qui a pointé son arrivée, qui est en pause et qui est en retard.

Exigez une photo avec les pointages d’arrivée là où vous avez besoin d’une preuve : à chaque pointage d’arrivée, seulement aux pointages manuels ou aux pointages faits à une borne. La photo est stockée scellée avec le pointage et s’affiche sur le quart pour les gestionnaires qui peuvent la voir. Une photo obligatoire qui n’a pas été prise bloque un pointage d’arrivée manuel; pour les pointages automatiques et à la borne, le quart est plutôt signalé, pour que personne ne soit bloqué.

Un superviseur peut pointer l’arrivée et le départ de toute une équipe depuis son propre téléphone, commencer et terminer leurs pauses et les déplacer vers un autre travail. Enregistrez les équipes que vous utilisez tous les jours : le matin, il suffit d’un toucher. Chaque personne a quand même ses propres heures, et le superviseur doit gérer le site où elle travaille.

Imprimez une carte QR pour toute personne qui pointe à une borne. Choisissez si la borne accepte une carte, un NIP, l’un ou l’autre, ou les deux ensemble. Réimprimer une carte désactive l’ancienne. Les personnes qui n’ont pas d’adresse courriel ni l’application peuvent être ajoutées comme membres limités : elles pointent à une borne ou avec leur superviseur, et sont facturées comme personnel.

Créez des rapports quotidiens, des causeries sécurité, des inspections et d’autres listes de vérification, et choisissez quand ils doivent être remplis, par exemple au pointage d’arrivée ou de départ. Les réponses qui demandent une attention sont signalées aux gestionnaires du site. Pour partir d’un formulaire papier, téléversez-en une photo ou un PDF et ClockLap prépare une ébauche des questions que vous vérifiez ensuite; cette fonction utilise la clé d’IA de votre espace de travail.

Les gens ajoutent ce qu’ils ont dépensé avec une photo du reçu, ou une distance à votre taux de kilométrage. Les gestionnaires les approuvent ou les refusent, les dépenses facturables approuvées peuvent être ajoutées une seule fois à une facture, et les finances les marquent comme remboursées.

Désactivée tant que vous ne l’activez pas pour l’espace de travail ou un site. Quand elle est activée, le téléphone enregistre aussi sa position pendant qu’une personne a pointé son arrivée, pour les trajets, le kilométrage et la carte en direct des équipes. Rien n’est enregistré quand une personne a pointé son départ ou est en pause, les points sont supprimés après la durée de conservation que vous fixez, et votre politique de surveillance écrite ainsi que l’application indiquent exactement ce qui est recueilli. Dans tous les cas, un pointage d’arrivée ou de départ fait à vitesse de conduite est signalé à un gestionnaire.

Divisez les projets en tâches, et créez des bons de travail (travaux) avec un site, une date et les personnes affectées. La page Répartition montre tout le monde par jour avec ses quarts, ses congés et ses travaux, ainsi que les travaux qui n’ont encore personne. Les gens voient leurs travaux dans l’application, et un pointage d’arrivée à un site est rattaché à leur travail à cet endroit ce jour-là. Enregistrez l’équipement et le matériel utilisés pour un travail afin d’en voir le coût complet.

Fixez un budget d’heures, de coût ou de montant facturable pour un projet ou l’une de ses activités. ClockLap le compare à ce qui a été utilisé, quarts en cours compris, et avise les gestionnaires du projet à 80 % et à 100 %.

Activez les niveaux d’approbation pour que les feuilles de temps soient d’abord approuvées par le gestionnaire du site, puis par le gestionnaire du projet, avant d’être considérées comme approuvées et envoyées à la paie. Chaque personne voit ce qui l’attend.

Ajoutez vos propres champs aux personnes, aux sites, aux projets et aux quarts. Les champs de quart peuvent être obligatoires au pointage de départ, et les rapports peuvent regrouper selon n’importe lequel d’entre eux.

Disposez les widgets de votre Aperçu comme vous le voulez. À partir d’un rapport, créez un lien en lecture seule que tout le monde peut ouvrir jusqu’à son expiration ou sa révocation; il ne montre jamais plus que ce que vous pouvez voir. Vous pouvez aussi taper une question comme « heures par projet au site Harbor le mois dernier » et ClockLap remplit le rapport pour que vous le vérifiiez, au moyen de la clé d’IA de votre espace de travail.

Choisissez un ensemble de règles prêt à l’emploi pour votre État ou votre province (fédéral américain, Californie y compris les horaires 4/10, Colorado, Alaska, Nevada, Ontario, Alberta, Colombie-Britannique, Québec, fédéral canadien) ou définissez le vôtre, par site. Attribuez à une personne son propre ensemble de règles, ou marquez-la comme exemptée pour qu’elle n’accumule jamais d’heures supplémentaires. Les règles de pause comprennent les pauses-repas et les pauses de repos de la Californie et de l’État de Washington.

Les heures supplémentaires peuvent être mises en banque sous forme de congé plutôt que payées tout de suite. Une fois la semaine terminée, les heures s’ajoutent au solde de congé compensatoire de la personne et ne sont pas payées comme heures supplémentaires.

Créez des factures à partir du temps suivi, des dépenses et du matériel. Facturez chaque client dans sa propre devise, avec des totaux convertis selon vos propres taux de change. Configurez des factures récurrentes, des rappels de paiement avant et après la date d’échéance, et des notes de crédit. Pour les clients qui ont besoin de factures électroniques, téléchargez un fichier UBL 2.1 au format Peppol BIS Billing 3.0 une fois leurs renseignements remplis.

Démarrez, arrêtez et changez de minuterie, ou saisissez du temps après coup, dans Mon temps de la console. La détection d’inactivité vous demande quoi faire du temps où vous étiez absent, et un mode Pomodoro ainsi que des rappels vous aident à garder le rythme.

L’extension pour Chrome et Firefox et l’application de bureau pour macOS, Windows et Linux se connectent avec votre compte ClockLap et n’accèdent qu’à votre minuterie. L’activité de l’ordinateur (applications et captures d’écran pendant qu’une minuterie tourne) est désactivée sauf si votre espace de travail l’active, et ne commence jamais avant que vous ayez lu l’avis dans l’application.

Chaque personne peut s’abonner à un lien de calendrier privé contenant ses quarts, ses travaux et ses congés approuvés. Connecter Google Agenda ou Outlook (en version bêta) les tient à jour dans le calendrier de votre choix et vous permet de transformer des réunions en entrées de temps.

L’application, la console et les courriels sont offerts en anglais, en français canadien et en espagnol. Chaque personne choisit sa propre langue; les courriels suivent la langue de la personne qui les reçoit.

Chaque espace de travail se trouve dans une région canadienne ou américaine, dans sa propre base de données. Pendant l’accès anticipé, les deux régions sont hébergées à Helsinki, en Finlande (UE), dans des bases de données distinctes. Des régions pour l’UE, le Royaume-Uni et l’Australie s’en viennent. Consultez la page sécurité pour savoir comment les données sont stockées et protégées.

Créez une clé sous Réglages, puis Développeurs. Les clés de test fonctionnent sur une copie distincte de votre espace de travail avec des données d’exemple, pour que vous puissiez développer en toute sécurité. Chaque modification envoie un événement webhook signé. Les guides, les exemples et la référence complète se trouvent sur developer.clocklap.com.

Connectez Claude ou un autre client MCP sous Réglages, puis Développeurs, puis Assistants d’IA (comment se connecter). L’accès est en lecture seule sauf si vous autorisez les modifications, et chaque modification demande d’abord une confirmation.

1 $ par mois pour chaque membre du personnel (toute personne qui ne fait que pointer et voir son propre temps, membres limités compris) et 2 $ pour chaque personne ayant plus d’accès, dans la devise de votre région, plus les taxes. Chaque mois est facturé selon le plus grand nombre de personnes actives un même jour de ce mois; les personnes invitées, suspendues et archivées sont gratuites. Les nouveaux espaces de travail ont 30 jours gratuits, et le mois où l’essai se termine n’est facturé que pour les jours qui suivent l’essai. Les propriétaires voient la facture et ajoutent une carte sous Réglages, puis Facturation. Avec une carte, nous la débitons le 1er; sans carte, nous envoyons une facture par courriel le 1er, payable dans les 30 jours.

Un propriétaire annule sous Réglages, puis Facturation. Pendant l’essai gratuit, le service se poursuit jusqu’à la fin de l’essai et vous ne payez rien. Après, il se poursuit jusqu’à la fin du mois facturé, qui est le dernier mois que vous payez. Annuler ne supprime rien.

Un propriétaire peut exporter tout l’espace de travail en tout temps, y compris après l’annulation : Réglages, puis Espace de travail, puis Exporter toutes les données. Un fichier zip avec une feuille de calcul pour chaque partie de l’espace de travail, et les photos, reçus et notes vocales ajoutés, est préparé en arrière-plan, et son lien de téléchargement apparaît au même endroit. Les fichiers exportés sont supprimés après 30 jours, sauf si vous avez choisi une autre durée. Chacun peut télécharger une copie de ses propres données avec Télécharger mes données dans la console, ou Moi, puis Votre vie privée dans l’application.

Exportez d’abord ce que vous voulez garder. Écrivez ensuite à [email protected] depuis l’adresse d’un propriétaire : nous supprimons l’espace de travail et toutes ses données dans les 30 jours et le confirmons par courriel. Les sauvegardes qui le contiennent encore expirent dans les 14 jours suivants.