Ce qui est synchronisé
| ClockLap | Envoyé comme | Notes |
|---|---|---|
| Facture | Facture avec DocNumber, TxnDate, DueDate, CurrencyRef | Votre numéro ClockLap, ou la numérotation de QuickBooks |
| Lignes de main-d’œuvre, de matériaux, à forfait | Lignes de vente avec ItemRef, Qty, UnitPrice | Chaque type de ligne associé à un produit ou service |
| Rabais | Ligne de rabais (montant fixe) | – |
| Taxable / non taxable | TaxCodeRef | TAX / NON aux États-Unis; vos codes de taxe (p. ex. HST ON) au Canada |
| Le client | Client (associé, ou ajouté avec courriel, téléphone et adresse) | – |
| Paiements | Paiement lié à la facture, avec référence et compte de dépôt | Une fois chacun |
| Facture annulée | Facture annulée dans QuickBooks | – |
Chaque écriture porte la clé d’idempotence d’Intuit (requestid), tirée de la facture et de sa version : une requête relancée n’est jamais appliquée deux fois.
Comment ça marche
- Connecter QuickBooks OnlineConnectez-vous avec Intuit et choisissez l’entreprise. La même application Intuit sert aux heures de paie QuickBooks : une seule configuration de connexion couvre les deux.
- Associer vos clientsPar courriel, puis par nom. Les clients que le système n’a pas encore sont ajoutés avec leur première facture (ou désactivez cette option et associez-les à la main).
- Choisir les articles et les taxesOù vont les lignes de main-d’œuvre, de matériaux, à forfait et de rabais, et quels codes de taxe utiliser, choisis dans les listes du système.
- Choisir quandDès qu’une facture est envoyée (par défaut), ou seulement quand vous appuyez sur Envoyer maintenant.
- VérifierVoyez chaque facture que la première synchronisation enverrait avant de terminer.
Association des clients
Chaque client ClockLap est associé à un client QuickBooks par courriel, puis par nom. Un client que QuickBooks n’a pas est ajouté à l’envoi de sa première facture; un nom que QuickBooks utilise déjà est lié plutôt que dupliqué.
Ce qu’il vous faut
- QuickBooks Online (Canada ou États-Unis)
- Un administrateur qui peut connecter des applications
- Des produits ou services pour votre main-d’œuvre et vos matériaux
Chaque envoi garde un historique : qui et quoi a été envoyé, les résultats ligne par ligne, des erreurs en langage clair avec leur solution, et un journal des requêtes caviardé pour les administrateurs. Les webhooks se déclenchent sur accounting.invoice_synced, accounting.sync_failed.
Questions
Que se passe-t-il quand une facture change après son envoi?
ClockLap envoie chaque facture une fois par version. Si elle change, la même facture QuickBooks est mise à jour; une facture inchangée n’est jamais envoyée deux fois, même si une synchronisation est relancée.
Quelles factures sont transmises?
Les factures une fois envoyées au client (envoyées, consultées, payées en partie ou payées), à partir du jour de la connexion ou d’une date de début que vous choisissez. Les brouillons restent dans ClockLap.
Qui calcule les taxes?
ClockLap calcule les taxes sur la facture. QuickBooks les enregistre avec les codes de taxe que vous associez, et ce sont ses propres totaux qui figurent dans vos livres.
Les remboursements sont-ils envoyés?
Pas encore. Enregistrez les remboursements dans QuickBooks; ClockLap les signale lors de la synchronisation.
La connexion QuickBooks Online Accounting est-elle incluse dans le prix?
Oui. Chaque connexion fait partie de chaque forfait ClockLap : 1 $ par mois par membre du personnel (toute personne qui ne fait que pointer) et 2 $ pour toute personne ayant plus d’accès, sans frais supplémentaires.
ClockLap est-il affilié à QuickBooks Online Accounting?
Non. ClockLap se connecte à QuickBooks Online Accounting au moyen de son API publiée; ClockLap n’est ni affilié à QuickBooks Online Accounting ni approuvé par celui-ci. La connexion est en bêta pendant que nous la vérifions avec de vrais comptes.