ClockLap + Foundation : des cartes de temps avec travail, phase et classe de coût

Ce qui est synchronisé

Chaque feuille de temps approuvée est d’abord répartie en types de paie (normales, heures supplémentaires, temps double, jours fériés, primes de pause, congés) selon les règles de chaque site. Voici où chacun arrive dans Foundation.

Une ligne par personne, jour, travail, phase et type de paie (ou par quart). Mise en page modifiable : délimitée ou à largeur fixe, colonnes dans n’importe quel ordre.

Comment ça marche

1. Associer les personnesPar numéro d’employé Foundation (enregistré comme dossier lié de chaque personne), puis par numéro d’employé.
2. Associer les types de paieVos types de paie Foundation pour les heures normales, les heures supplémentaires et le temps double (et les congés, si le fichier les inclut).
3. Codes des projets et des activitésLe code de chaque projet est le travail (job); le code de chaque activité est la phase ou le code de coût. Réglez le type de coût de main-d’œuvre une fois (L par défaut).
4. Ajuster la mise en pagePartez de la mise en page d’importation habituelle de Foundation, puis modifiez toute colonne, tout en-tête, toute largeur ou tout format de date pour correspondre à votre modèle.
5. Choisir la livraisonTéléchargement, courriel ou SFTP, à chaque période ou quand vous le décidez. Le premier fichier est un aperçu.

Calendriers et vérification

Choisissez quand les heures vont à Foundation. Quel que soit votre choix, rien n’est envoyé deux fois : chaque période a un envoi, et tout ce qui suit est une correction.

• Quelles feuilles de temps. Approuvées seulement (par défaut), ou approuvées et soumises.
• Arrondi. Centièmes d’heure (par défaut) ou quarts d’heure.
• Répartition. Aucune, par lieu, par projet ou par service, chacun associé au code de service ou de centre de coûts du système de paie.
• Heures travaillées un jour férié. Comme type de paie distinct (par défaut) ou incluses dans les heures normales.
• Lignes vides. Les personnes sans heures dans la période sont omises.
• Personnes non associées. Les passer avec un avertissement (par défaut), ou bloquer tout l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.

Les corrections, comme changements

Vous avez corrigé un départ non pointé après l’envoi à la paie? Renvoyez la période et ClockLap calcule ce qui a changé depuis le dernier envoi.

Un deuxième fichier pour la même période ne contient que les écarts, ligne par ligne : l’importer par-dessus le premier donne les bons totaux.

Personnes

Les fichiers utilisent le numéro d’employé Foundation de chaque personne (un dossier lié), sinon son numéro d’employé ClockLap.

Les personnes qui ne peuvent pas être associées sont listées dans l’aperçu : passez-les avec un avertissement (par défaut) ou bloquez l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.

Le fichier

Importation de cartes de temps Foundation (CSV). Colonnes : Employee Date Job Phase Cost Class Pay Type Hours Department

Chaque colonne peut être renommée, déplacée, supprimée ou ajoutée (texte fixe et réglages de la connexion compris).

Livré par téléchargement (conservé avec l’envoi), par courriel à un maximum de 20 personnes, ou par SFTP : ClockLap vérifie le serveur, retient sa clé d’hôte à la première connexion et écrit sous un nom temporaire avant de renommer, pour qu’un système de paie qui surveille le dossier ne récupère jamais un fichier à moitié écrit.

Ce qu’il vous faut

• La paie et le coût des travaux de Foundation
• Des codes sur vos projets (travaux) et activités (phases) ClockLap
• Les numéros de vos types de paie Foundation

Chaque envoi garde un historique : qui et quoi a été envoyé, les résultats ligne par ligne, des erreurs en langage clair avec leur solution, et un journal des requêtes caviardé pour les administrateurs. Les webhooks se déclenchent sur payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed.

Questions