Qué se sincroniza
Cada hoja de horas aprobada se divide primero en tipos de pago (normales, horas extra, tiempo doble, días festivos, primas por descanso, tiempo libre) según las reglas de cada sitio. Así llega cada uno a Foundation.
| ClockLap | Se envía como | Notas |
|---|---|---|
| Empleado | Número de empleado | Registro vinculado; si no, número de empleado |
| Proyecto / actividad | Trabajo (job) / fase | Códigos de proyectos y actividades |
| Mano de obra | Clase de costo (cost class) | L, salvo que elijas otra |
| Horas normales, horas extra, tiempo doble | Tipo de pago | Tus tipos de pago de Foundation (1, 2, 3 por defecto) |
| Tiempo libre, días festivos | Tipo de pago, sin trabajo | O déjelos fuera |
Una fila por persona, día, trabajo, fase y tipo de pago (o por turno). Formato modificable: delimitado o de ancho fijo, columnas en cualquier orden.
Cómo funciona
- Vincular a las personasPor número de empleado de Foundation (guardado como registro vinculado de cada persona), luego por número de empleado.
- Vincular los tipos de pagoTus tipos de pago de Foundation para horas normales, horas extra y tiempo doble (y tiempo libre, si el archivo lo incluye).
- Códigos en proyectos y actividadesEl código de cada proyecto es el trabajo (job); el de cada actividad es la fase o el código de costo. Configura una vez el tipo de costo de mano de obra (L por defecto).
- Ajustar el formatoParte del formato de importación habitual de Foundation y luego cambia cualquier columna, encabezado, ancho o formato de fecha para que coincida con tu plantilla.
- Elegir la entregaDescarga, correo o SFTP, en cada periodo o cuando tú decidas. El primer archivo es una vista previa.
Calendarios y revisión
Elige cuándo van las horas a Foundation. Elijas lo que elijas, nada se envía dos veces: cada periodo tiene un envío, y todo lo posterior es una corrección.
Yo enviaré cada periodo
Nada se envía hasta que un administrador presione Enviar. Es lo predeterminado.
Cuando se bloquee el periodo de pago
Bloquear el periodo en Hojas de horas inicia el envío.
Cuando todas las hojas de horas estén aprobadas
La última aprobación del periodo inicia el envío.
Según un calendario
Un número fijo de días después del fin del periodo (0 a 14), a la hora local que elijas.
- Qué hojas de horas. Solo aprobadas (predeterminado), o aprobadas y enviadas.
- Redondeo. Centésimas de hora (predeterminado) o cuartos de hora.
- Dividir por. Nada, ubicación, proyecto o departamento, cada uno vinculado al código de departamento o centro de costos del sistema de nómina.
- Horas trabajadas en día festivo. Como su propio tipo de pago (predeterminado) o sumadas a las horas normales.
- Líneas vacías. Las personas sin horas en el periodo se omiten.
- Personas sin vincular. Omitirlas con una advertencia (predeterminado), o bloquear todo el envío hasta que estén vinculadas.
Correcciones, como cambios
¿Corregiste una salida sin marcar después de enviar la nómina? Vuelve a enviar el periodo y ClockLap calcula qué cambió desde el último envío.
Un segundo archivo para el mismo periodo lleva solo las diferencias, línea por línea, así que importarlo encima del primero da los totales correctos.
Personas
Los archivos usan el número de empleado de Foundation de cada persona (un registro vinculado); si no, su número de empleado de ClockLap.
Las personas que no se pueden vincular aparecen en la vista previa: omítelas con una advertencia (predeterminado) o bloquea el envío hasta que estén vinculadas.
El archivo
Importación de tarjetas de tiempo de Foundation (CSV). Columnas: Employee Date Job Phase Cost Class Pay Type Hours Department
Cada columna se puede renombrar, mover, quitar o agregar (también texto fijo y datos de la conexión).
Se entrega por descarga (guardada con el envío), por correo a hasta 20 personas o por SFTP: ClockLap verifica el servidor, fija su clave de host en la primera conexión y escribe con un nombre temporal antes de renombrar, para que un sistema de nómina que vigila la carpeta nunca tome un archivo a medias.
Lo que necesitas
- Nómina y costo de trabajos de Foundation
- Códigos en tus proyectos (trabajos) y actividades (fases) de ClockLap
- Los números de tus tipos de pago de Foundation
Cada envío guarda un historial: quién y qué se envió, resultados por línea, errores en lenguaje claro con su solución y un registro de solicitudes depurado para administradores. Los webhooks se disparan con payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed.
Preguntas
¿Es esta la especificación de importación oficial de Foundation?
Foundation no publica abiertamente su formato de importación, así que el archivo sigue el formato general que describen sus documentos de ayuda. Cada columna, encabezado, ancho y formato de fecha se puede cambiar para que coincida con la plantilla que usa tu importación de Foundation; revisa el primer archivo antes de importarlo.
¿De dónde salen el trabajo y el código de costo?
El código del proyecto se convierte en el trabajo (job) y el de la actividad en la fase o el código de costo, según lo que las personas eligieron al marcar entrada. El tiempo sin proyecto va al trabajo de gastos generales que elijas (o a ninguno).
¿Cómo se reparten las horas extra entre trabajos?
Las horas extra se calculan por persona y por semana con tus reglas, y luego caen en orden sobre los últimos turnos del día, así cada hora lleva el trabajo en el que se hizo.
¿La conexión con Foundation está incluida en el precio?
Sí. Las conexiones de nómina y RR. HH. forman parte de todos los planes de ClockLap: $1 por miembro del personal y $2 por gerente o administrador al mes, sin complementos.
¿ClockLap está afiliado a Foundation?
No. ClockLap se conecta a Foundation mediante archivos que puede importar; no está afiliado a Foundation ni cuenta con su respaldo. La conexión está en beta mientras la verificamos con cuentas reales.