Ayuda

1. Agrega un sitio. En la consola ve a Ubicaciones, luego a Agregar una ubicación, y escribe la dirección. Trazamos ahí una geocerca de 100 m; arrástrala o cambia su tamaño si la entrada está en otro lugar. También puedes agregar un sitio desde la app mientras estás en él.
2. Invita a tu gente. Personas, luego Invitar a una persona, o Importar para subir una hoja de cálculo (nombre, correo y, si quieres, número de empleado, equipo y sitio).
3. Asígnalos a sitios. Sus teléfonos solo vigilan los sitios a los que están asignados. Selecciona varias personas en la página Personas para agregarlas todas a la vez.
4. Pide a todos que instalen la app y permitan la ubicación “Siempre”. El correo de invitación incluye el enlace a la app.

Los horarios son opcionales. Si los agregas (Personas, luego una persona, luego Horario semanal; o la página Horario), ClockLap señala las llegadas tarde y las ausencias, y puede recordarles a quienes olvidan marcar la entrada.

Al final de cada periodo de pago, abre Hojas de horas, revisa todo lo que esté marcado como Por revisar y luego Aprobar. Exporta un resumen, cada turno, un archivo de ADP o QuickBooks, o conecta la nómina mediante la API. También puedes enviar un reporte por correo a tu contador de forma programada desde Reportes.

Cuando llegas dentro de la geocerca de tu sitio, la app marca tu entrada y te envía una notificación que puedes deshacer. Cuando te vas, marca tu salida. En Android, la app espera uno o dos minutos para estar segura, y una salida breve (hasta tu auto, por ejemplo) no termina tu turno. En iPhone, actúa en cuanto tu iPhone informa la llegada o la salida, sin seguir tu ubicación en segundo plano. Si en tu trabajo las salidas cortas cuentan como descansos, al salir se inicia un descanso. Tu ubicación solo se revisa cuando llegas a uno de tus sitios o sales de él.

iPhone: Configuración, luego la app, luego Ubicación, luego Siempre, y activa Ubicación exacta.

Android: Ajustes, luego Aplicaciones, luego la app, luego Permisos, luego Ubicación, luego Permitir todo el tiempo. Configura también la batería como Sin restricciones para que tu teléfono no detenga la app en segundo plano.

Revisa que la ubicación esté en Siempre, que estés asignado al sitio (aparece en la pantalla Hoy, en Tus sitios) y que hayas esperado un minuto dentro. Siempre puedes tocar Marcar entrada. Si un turno está mal, abre Horas, elige el día y toca Pedir una corrección.

En la pantalla Hoy toca Pedir un sitio, elige un sitio existente o marca un lugar nuevo en el mapa, e indica cuánto tiempo estarás ahí. Cuando un gerente lo apruebe, la app marcará tu entrada ahí automáticamente. El acceso temporal termina solo.

En la app, abre Yo, luego Notas y fotos, y elige el proyecto (o toca Nota de voz o foto en Hoy mientras estás en un proyecto). Graba lo que hiciste, lo que falta y los materiales; se convierte en un resumen breve con pendientes. Las fotos y grabaciones se guardan primero en tu teléfono y se suben cuando tienes señal.

Las notas de voz usan la cuenta de proveedor de IA de tu propio espacio de trabajo, así que tu proveedor te cobra directamente y ClockLap no agrega cargos por IA. En la consola ve a Configuración, luego IA.

1. OpenAI (obligatorio, para la transcripción): crea un proyecto solo para ClockLap, ponle un presupuesto mensual, crea en ese proyecto una clave restringida que pueda usar las capacidades de los modelos y pégala. Primero la probamos y la guardamos cifrada.
2. Resúmenes: usa la misma clave de OpenAI o conecta Claude: en la Claude Console crea un espacio de trabajo para ClockLap, fija su límite de gasto, crea una clave en él y pégala.
3. Si quieres, fija un límite mensual en minutos de audio. Cuando se alcanza, las grabaciones se guardan y se procesan el mes siguiente o cuando lo aumentes.

Hasta que conectes la IA, las grabaciones se guardan y se transcriben en cuanto esté conectada. Las grabaciones solo se envían a los proveedores que conectes.

Cada persona ve lo que agregó y las notas compartidas en los proyectos y sitios donde trabaja. Los gerentes ven sus sitios. Cualquiera puede mantener una nota privada (solo la ven esa persona y sus gerentes). La ubicación se quita de las fotos, a menos que un administrador desactive esa opción, y los administradores pueden elegir cuánto tiempo se conservan las fotos y grabaciones.

Las solicitudes de corrección, el tiempo libre, las solicitudes de sitio, las tomas e intercambios de turnos y las alertas llegan a la Bandeja de entrada de la consola y a Equipo en la app, donde también puedes eximir una prima por descanso y aprobar las hojas de horas del periodo de pago. Aprobar una solicitud de sitio para un lugar nuevo crea el sitio y su geocerca; antes puedes ajustar el nombre, el tamaño y la fecha de fin.

La página En vivo de la consola, y Equipo, luego Ahora en la app, muestran quién marcó entrada, quién está en descanso y quién llega tarde.

Pide una foto con los marcajes de entrada donde necesites una prueba: en cada marcaje de entrada, solo en los marcajes manuales o en los marcajes en un quiosco. La foto se guarda sellada con el marcaje y aparece en el turno para los gerentes que pueden verla. Si falta una foto obligatoria, no se puede marcar la entrada manualmente; en los marcajes automáticos y de quiosco, el turno se señala, para que nadie se quede sin poder marcar.

Un supervisor puede marcar la entrada y la salida de toda una cuadrilla desde su propio teléfono, iniciar y terminar sus descansos y moverlos a otro trabajo. Guarda las cuadrillas que usas todos los días para que en la mañana baste con un toque. Cada persona sigue teniendo sus propias horas, y el supervisor debe gestionar el sitio donde trabajan.

Imprime una credencial QR para quien marque en un quiosco. Elige si el quiosco acepta credencial, PIN, cualquiera de los dos o ambos juntos. Al reimprimir una credencial, la anterior deja de funcionar. Las personas sin correo electrónico ni la app se pueden agregar como miembros limitados: marcan en un quiosco o con su supervisor, y se cobran como personal.

Crea reportes diarios, charlas de seguridad, inspecciones y otras listas de verificación, y elige cuándo deben llenarse, por ejemplo al marcar entrada o salida. Las respuestas que requieren atención se señalan a los gerentes del sitio. Para partir de un formulario en papel, sube una foto o un PDF y ClockLap prepara un borrador de las preguntas para que lo revises; esto usa la clave de IA de tu propio espacio de trabajo.

Las personas registran lo que gastaron con una foto del recibo, o una distancia según tu tarifa por kilometraje. Los gerentes los aprueban o rechazan, los gastos facturables aprobados pueden incluirse una sola vez en una factura y finanzas los marca como reembolsados.

Desactivada a menos que la actives para el espacio de trabajo o un sitio. Cuando está activada, el teléfono también registra dónde está mientras alguien tiene la entrada marcada, para rutas, kilometraje y el mapa en vivo de las cuadrillas. No se registra nada mientras alguien tiene la salida marcada o está en descanso, los puntos se eliminan tras el periodo de conservación que fijes, y tu política de monitoreo por escrito y la app dicen exactamente qué se recopila. En cualquier caso, un marcaje de entrada o salida hecho a velocidad de manejo se señala a un gerente.

Divide los proyectos en tareas y crea órdenes de trabajo (trabajos) con un sitio, una fecha y las personas asignadas. La página Despacho muestra a todos por día con sus turnos, tiempo libre y trabajos, además de los trabajos que aún no tienen a nadie. Las personas ven sus trabajos en la app, y un marcaje de entrada en un sitio se asigna a su trabajo ahí ese día. Registra el equipo y los materiales usados en un trabajo para ver su costo total.

Fija un presupuesto de horas, costo o monto facturable para un proyecto o una de sus actividades. ClockLap lo compara con lo que se ha usado, incluidos los turnos en curso, y avisa a los gerentes del proyecto al 80 % y al 100 %.

Activa los niveles de aprobación para que el gerente del sitio firme primero las hojas de horas y luego el gerente del proyecto, antes de que cuenten como aprobadas y pasen a nómina. Cada persona ve lo que tiene pendiente.

Agrega tus propios campos a personas, sitios, proyectos y turnos. Los campos de turno pueden ser obligatorios al marcar la salida, y los reportes pueden agrupar por cualquiera de ellos.

Organiza los widgets de tu Resumen. Desde un reporte, crea un enlace de solo lectura que cualquiera puede abrir hasta que venza o lo revoques; nunca muestra más de lo que tú puedes ver. También puedes escribir una pregunta como “horas por proyecto en el sitio Harbor el mes pasado” y ClockLap llena el reporte para que lo revises, usando la clave de IA de tu propio espacio de trabajo.

Elige un conjunto de reglas listo para tu estado o provincia (federal de EE. UU., California incluidos los horarios 4/10, Colorado, Alaska, Nevada, Ontario, Alberta, Columbia Británica, Quebec, federal de Canadá) o define el tuyo, por sitio. Asigna a una persona su propio conjunto de reglas, o márcala como exenta para que nunca genere horas extra. Las reglas de descanso incluyen los periodos de comida y de descanso de California y Washington.

Las horas extra se pueden acumular como tiempo libre en lugar de pagarse ahora. Cuando termina la semana, las horas pasan al saldo de tiempo compensatorio de la persona y no se pagan como horas extra.

Crea facturas a partir del tiempo registrado, los gastos y los materiales. Factura a cada cliente en su propia moneda, con totales convertidos según tus propios tipos de cambio. Configura facturas recurrentes, recordatorios de pago antes y después de la fecha de vencimiento, y notas de crédito. Para clientes que necesitan facturas electrónicas, descarga un archivo UBL 2.1 en formato Peppol BIS Billing 3.0 una vez que sus datos estén completos.

Inicia, detén y cambia de temporizador, o ingresa tiempo después, desde Mi tiempo en la consola. La detección de inactividad te pregunta qué hacer con el tiempo en que no estabas, y un modo Pomodoro y recordatorios te ayudan a seguir.

La extensión para Chrome y Firefox y la app de escritorio para macOS, Windows y Linux inician sesión con tu cuenta de ClockLap y solo acceden a tu temporizador. La actividad de la computadora (apps y capturas de pantalla mientras corre un temporizador) está desactivada a menos que tu espacio de trabajo la active, y nunca empieza antes de que leas el aviso en la app.

Cada persona puede suscribirse a un enlace de calendario privado con sus turnos, trabajos y tiempo libre aprobado. Conectar Google Calendar u Outlook (en beta) los mantiene al día en el calendario que elijas y te permite convertir reuniones en registros de tiempo.

La app, la consola y los correos están disponibles en inglés, francés canadiense y español. Cada persona elige su propio idioma; los correos siguen el idioma de quien los recibe.

Cada espacio de trabajo vive en una región de Canadá o de EE. UU., en su propia base de datos. Durante el acceso anticipado, ambas regiones están alojadas en Helsinki, Finlandia (UE), en bases de datos separadas. Pronto habrá regiones de la UE, el Reino Unido y Australia. Consulta seguridad para ver cómo se guardan y protegen los datos.

Crea una clave en Configuración, luego Desarrolladores. Las claves de prueba funcionan sobre una copia separada de tu espacio de trabajo con datos de ejemplo, para que puedas desarrollar sin riesgo. Cada cambio envía un evento de webhook firmado. Las guías, los ejemplos y la referencia completa están en developer.clocklap.com.

Conecta Claude u otro cliente MCP en Configuración, luego Desarrolladores, luego Asistentes de IA (cómo conectarlo). Es de solo lectura a menos que permitas cambios, y cada cambio pide confirmación primero.

$1 al mes por cada miembro del personal (cualquier persona que solo marca y ve su propio tiempo, miembros limitados incluidos) y $2 por cada persona con más acceso, en la moneda de tu región, más impuestos. Cada mes se factura según el mayor número de personas activas en un mismo día de ese mes; las personas invitadas, suspendidas y archivadas no se cobran. Los espacios de trabajo nuevos tienen 30 días gratis, y el mes en que termina tu prueba se cobra solo por los días posteriores a ella. Los propietarios ven la factura y agregan una tarjeta en Configuración y luego Facturación. Con tarjeta, la cobramos el día 1; sin tarjeta, enviamos una factura por correo el día 1, pagadera en 30 días.

Un propietario cancela en Configuración y luego Facturación. Durante la prueba gratuita, el servicio sigue hasta el final de la prueba y no pagas nada. Después, sigue hasta el final del mes facturado, que es el último mes que pagas. Cancelar no borra nada.

Un propietario puede exportar todo el espacio de trabajo en cualquier momento, incluso después de cancelar: Configuración, luego Espacio de trabajo, luego Exportar todos los datos. Se prepara en segundo plano un archivo zip con una hoja de cálculo por cada parte del espacio de trabajo y las fotos, recibos y notas de voz agregados, y su enlace de descarga aparece ahí mismo. Los archivos exportados se eliminan a los 30 días, salvo que hayas elegido otro plazo. Cada persona puede descargar una copia de sus propios datos con Descargar mis datos en la consola, o Yo y luego Tu privacidad en la app.

Primero exporta lo que quieras conservar. Luego escribe a [email protected] desde la dirección de un propietario: eliminamos el espacio de trabajo y todos sus datos en 30 días y lo confirmamos por correo. Los respaldos que aún lo contengan vencen en los 14 días siguientes.