ClockLap + ADP Workforce Now: horas aprobadas en tu lote de datos de nómina

Qué se sincroniza

Cada hoja de horas aprobada se divide primero en tipos de pago (normales, horas extra, tiempo doble, días festivos, primas por descanso, tiempo libre) según las reglas de cada sitio. Así llega cada uno a ADP Workforce Now.

Los datos de nómina entran como un evento por persona, así que un problema con los datos de una persona no detiene a todos los demás. Los códigos de ingreso se leen de tu compañía en ADP, así que eliges de tu propia lista.

Formas de conectar

Cómo funciona

1. Crea un proyecto en ADP API CentralAgrega Workers v2, Payroll Data Input, Time Entries (solo con Time & Attendance) y las notificaciones de eventos de empleados, y da al proyecto acceso a tus códigos de compañía.
2. Sube la solicitud de certificado de ClockLapClockLap crea una clave privada y una solicitud de firma de certificado (CSR). La clave nunca sale de ClockLap; subes la CSR en Manage certificate y pegas de vuelta el certificado firmado con el ID de cliente y el secreto.
3. Vincula a las personasClockLap lee tus empleados de ADP y los vincula por correo, luego por número de empleado y luego por ID de asociado de ADP. Las que sobran aparecen en una lista para que las vincules o las ignores.
4. Vincula los códigos de ingresoElige un código de ingreso de ADP para cada tipo de pago que usas. Ya vienen sugerencias (REG, O/T, HOL, VAC, SCK).
5. Elige cuándo enviar y revisaEnvía cada periodo tú mismo, al bloquear el periodo, cuando todo esté aprobado o según un calendario. El primer envío es una vista previa que revisas línea por línea.

Calendarios y revisión

Elige cuándo van las horas a ADP Workforce Now. Elijas lo que elijas, nada se envía dos veces: cada periodo tiene un envío, y todo lo posterior es una corrección.

• Qué hojas de horas. Solo aprobadas (predeterminado), o aprobadas y enviadas.
• Redondeo. Centésimas de hora (predeterminado) o cuartos de hora.
• Dividir por. Nada, ubicación, proyecto o departamento, cada uno vinculado al código de departamento o centro de costos del sistema de nómina.
• Horas trabajadas en día festivo. Como su propio tipo de pago (predeterminado) o sumadas a las horas normales.
• Líneas vacías. Las personas sin horas en el periodo se omiten.
• Personas sin vincular. Omitirlas con una advertencia (predeterminado), o bloquear todo el envío hasta que estén vinculadas.

Correcciones, como cambios

¿Corregiste una salida sin marcar después de enviar la nómina? Vuelve a enviar el periodo y ClockLap calcula qué cambió desde el último envío.

Los datos de nómina se suman al lote abierto, así que una corrección envía solo la diferencia: +1.5 horas de O/T, o −2 horas de REG. Las tarjetas de tiempo se corrigen quitando los registros anteriores del día que cambió y agregando los nuevos. Si ADP agota el tiempo de espera o falla a mitad del envío, ClockLap no reenvía los datos de nómina a ciegas (puede que ADP ya los tenga); el envío te dice exactamente qué revisar.

Personas

Se vinculan por correo, número de empleado y luego OID de asociado de ADP. El vínculo se guarda como el ID de ADP de la persona, y el archivo Paydata usa el número de expediente de ADP de cada persona.

Activa la parte de RR. HH. de la misma conexión y Workforce Now se vuelve la fuente de verdad de tus personas.

• Empleados: nombre, correo, número de empleado, departamento, lugar de trabajo, gerente, tarifa por hora, fecha de contratación, estado
• Saldos de tiempo libre por tipo de ausencia

El tiempo libre aprobado no se envía a ADP: allí las solicitudes pasan por las aprobaciones propias de ADP.

• Quién manda, por campo. El sistema de RR. HH. de forma predeterminada: ClockLap se actualiza para coincidir. Configura cualquier campo como “ClockLap” y solo se llena cuando se agrega a la persona.
• Personas nuevas. Se agregan automáticamente, sin invitación a menos que actives las invitaciones. Tú eliges el rol que reciben.
• Personas que se van. Se sugieren para desactivar (predeterminado), o se desactivan automáticamente. Su historial se conserva.
• Sitios y equipos. Vincula una vez las ubicaciones o departamentos del sistema de RR. HH. con los sitios de ClockLap; los cambios se aplican en cada sincronización.
• Usuarios con inicio de sesión único. Las personas que tu proveedor de identidad administra por SCIM conservan lo que escribe SCIM; la sincronización omite esos campos y lo indica.
• Calendario. Cada hora, a diario (predeterminado) o manual. Una sincronización programada puede aplicarse sola o solo preparar una vista previa para un administrador.

El archivo

Importación Paydata (EPI). Columnas: Co Code Batch ID File # Temp Dept Reg Hours O/T Hours Hours 3 Code Hours 3 Amount Hours 4 Code Hours 4 Amount

Las horas normales y las horas extra tienen sus propias columnas; los demás códigos van en horas codificadas, con filas adicionales cuando alguien tiene más de dos. Un archivo de corrección lleva el número 02.

Se entrega por descarga (guardada con el envío), por correo a hasta 20 personas o por SFTP: ClockLap verifica el servidor, fija su clave de host en la primera conexión y escribe con un nombre temporal antes de renombrar, para que un sistema de nómina que vigila la carpeta nunca tome un archivo a medias.

Lo que necesitas

• ADP Workforce Now (Canadá o EE. UU.) con acceso a ADP API Central para tu compañía (pregunta a tu representante de ADP si no lo ves)
• Un administrador que pueda crear un proyecto de API Central y administrar su certificado
• Tu código de compañía de ADP de 3 caracteres (p. ej., 4FX)
• Para tarjetas de tiempo: ADP Time & Attendance
• Para actualizaciones de personas al instante: el proyecto suscrito a las notificaciones de eventos de empleados

Cada envío guarda un historial: quién y qué se envió, resultados por línea, errores en lenguaje claro con su solución y un registro de solicitudes depurado para administradores. Los webhooks se disparan con payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed, people_sync.completed.

Preguntas