Qué se sincroniza
Cada hoja de horas aprobada se divide primero en tipos de pago (normales, horas extra, tiempo doble, días festivos, primas por descanso, tiempo libre) según las reglas de cada sitio. Así llega cada uno a Paychex Flex.
| ClockLap | Se envía como | Notas |
|---|---|---|
| Horas normales | Componente de pago “Hourly” | Listado desde Paychex |
| Horas extra | “Overtime” | – |
| Pago de día festivo / día festivo trabajado | “Holiday”, “Holiday Worked” | – |
| Vacaciones, enfermedad, asuntos personales | “Vacation”, “Sick”, “Personal” | – |
| Fecha de trabajo (diaria) | Fecha de línea | Cuando envías por día |
| Ubicación o departamento | Org (archivo) | Cuando divides |
Un cheque por empleado por periodo, en un periodo de pago que aún no se ha procesado.
Formas de conectar
Directa
Tu propia app de Paychex Flex (Company Settings → Integrated Apps) con acceso a la compañía, los empleados y la nómina. Los ingresos se agregan a un cheque en el periodo abierto.
Archivo Standard Payroll Import
El formato SPI que documenta Paychex, entregado por descarga, correo o SFTP.
Cómo funciona
- Crea una app en Paychex FlexCompany Settings → Integrated Apps, con acceso a la compañía, los empleados y la nómina. Pega la clave y el secreto.
- Agrega tu ID de cliente de PaychexTu número de sucursal y de compañía (hasta 8 caracteres).
- Vincula a los empleadosPor correo, número de empleado y luego ID de empleado de Paychex.
- Vincula los componentes de pagoElegidos entre los componentes de tu compañía en Paychex.
- Elige cuándo enviar y revisaEl primer envío es una vista previa.
Calendarios y revisión
Elige cuándo van las horas a Paychex Flex. Elijas lo que elijas, nada se envía dos veces: cada periodo tiene un envío, y todo lo posterior es una corrección.
Yo enviaré cada periodo
Nada se envía hasta que un administrador presione Enviar. Es lo predeterminado.
Cuando se bloquee el periodo de pago
Bloquear el periodo en Hojas de horas inicia el envío.
Cuando todas las hojas de horas estén aprobadas
La última aprobación del periodo inicia el envío.
Según un calendario
Un número fijo de días después del fin del periodo (0 a 14), a la hora local que elijas.
- Qué hojas de horas. Solo aprobadas (predeterminado), o aprobadas y enviadas.
- Redondeo. Centésimas de hora (predeterminado) o cuartos de hora.
- Dividir por. Nada, ubicación, proyecto o departamento, cada uno vinculado al código de departamento o centro de costos del sistema de nómina.
- Horas trabajadas en día festivo. Como su propio tipo de pago (predeterminado) o sumadas a las horas normales.
- Líneas vacías. Las personas sin horas en el periodo se omiten.
- Personas sin vincular. Omitirlas con una advertencia (predeterminado), o bloquear todo el envío hasta que estén vinculadas.
Correcciones, como cambios
¿Corregiste una salida sin marcar después de enviar la nómina? Vuelve a enviar el periodo y ClockLap calcula qué cambió desde el último envío.
Directa: una corrección reemplaza el cheque aún sin procesar del empleado para el periodo. Archivo: un archivo de corrección suma + o − horas sobre el primero. Los reintentos son seguros: antes de crear un cheque, ClockLap busca uno que ya haya creado (por ID de correlación), así que un tiempo de espera agotado nunca crea dos.
Personas
Se vinculan por correo, número de empleado y luego ID de empleado de Paychex, que se guarda en la persona y se usa en el archivo.
Las personas que no se pueden vincular aparecen en la vista previa: omítelas con una advertencia (predeterminado) o bloquea el envío hasta que estén vinculadas.
El archivo
Standard Payroll Import (SPI). Columnas: Client ID Worker ID Org Job Number Pay Component Rate Rate Number Hours Units Line Date Amount Check Seq Number
Horas de −999.99 a 999.99; fechas de línea (mm/dd/aaaa) cuando envías por día.
Se entrega por descarga (guardada con el envío), por correo a hasta 20 personas o por SFTP: ClockLap verifica el servidor, fija su clave de host en la primera conexión y escribe con un nombre temporal antes de renombrar, para que un sistema de nómina que vigila la carpeta nunca tome un archivo a medias.
Lo que necesitas
- Paychex Flex (EE. UU.) con nómina en línea
- Un administrador que pueda crear una Integrated App
- Tu ID de cliente de Paychex (número de sucursal + de compañía)
Cada envío guarda un historial: quién y qué se envió, resultados por línea, errores en lenguaje claro con su solución y un registro de solicitudes depurado para administradores. Los webhooks se disparan con payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed.
Preguntas
¿Puedo enviar horas después de que se procesó el periodo?
No: Paychex solo acepta cheques en un periodo de pago sin procesar. Las correcciones tardías van al siguiente periodo o a un archivo.
¿Por día o en totales?
Cualquiera de los dos. Por día agrega una fecha de línea a cada ingreso; en totales se envía una línea por componente de pago.
¿La conexión con Paychex Flex está incluida en el precio?
Sí. Las conexiones de nómina y RR. HH. forman parte de todos los planes de ClockLap: $1 por miembro del personal y $2 por gerente o administrador al mes, sin complementos.
¿ClockLap está afiliado a Paychex Flex?
No. ClockLap se conecta a Paychex Flex mediante su API publicada; no está afiliado a Paychex Flex ni cuenta con su respaldo. La conexión está en beta mientras la verificamos con cuentas reales.