ClockLap + Paylocity: horas aprobadas como lote de nómina

Qué se sincroniza

Cada hoja de horas aprobada se divide primero en tipos de pago (normales, horas extra, tiempo doble, días festivos, primas por descanso, tiempo libre) según las reglas de cada sitio. Así llega cada uno a Paylocity.

Cada envío es un lote con una línea de ingreso (det = E) por persona y código, para el periodo de pago y una fecha de pago a un número fijo de días después. Luego ClockLap consulta a Paylocity el estado del lote, así un lote que Paylocity rechaza aparece como líneas fallidas.

Formas de conectar

Cómo funciona

1. Pedir acceso a la API a PaylocityPaylocity emite un ID de cliente y un secreto por empresa, con la API de Pay Entry activada. Pégalos junto con el ID de tu empresa.
2. Vincular a las personasClockLap lee a tus empleados y los vincula por correo, luego por ID de empleado. El vínculo se guarda como el ID de empleado de Paylocity de cada persona.
3. Vincular los códigos de ingresoElige entre los códigos de ingreso de tu empresa para cada tipo de pago que uses.
4. Elegir la fecha de pagoCuántos días después del fin del periodo se paga a las personas; esa es la fecha de pago del lote.
5. Elegir cuándo enviar, y revisarCada periodo tú mismo, al bloquear, cuando todo esté aprobado o según un horario. El primer envío es una vista previa.

Calendarios y revisión

Elige cuándo van las horas a Paylocity. Elijas lo que elijas, nada se envía dos veces: cada periodo tiene un envío, y todo lo posterior es una corrección.

• Qué hojas de horas. Solo aprobadas (predeterminado), o aprobadas y enviadas.
• Redondeo. Centésimas de hora (predeterminado) o cuartos de hora.
• Dividir por. Nada, ubicación, proyecto o departamento, cada uno vinculado al código de departamento o centro de costos del sistema de nómina.
• Horas trabajadas en día festivo. Como su propio tipo de pago (predeterminado) o sumadas a las horas normales.
• Líneas vacías. Las personas sin horas en el periodo se omiten.
• Personas sin vincular. Omitirlas con una advertencia (predeterminado), o bloquear todo el envío hasta que estén vinculadas.

Correcciones, como cambios

¿Corregiste una salida sin marcar después de enviar la nómina? Vuelve a enviar el periodo y ClockLap calcula qué cambió desde el último envío.

Paylocity no permite editar un lote enviado, así que una corrección es un nuevo lote llamado “correction” con solo las diferencias: por ejemplo, +1.00 OT para una persona.

Personas

Vinculación por correo, luego por ID de empleado. La lista de empleados de Paylocity solo tiene IDs, así que ClockLap lee cada empleado para obtener nombres y correos (los números de Seguro Social de la respuesta nunca se registran).

Conecta Paylocity una segunda vez para la sincronización de personas y se convierte en la fuente de verdad sobre tu personal.

• Empleados: nombre (primero el nombre preferido), correo del trabajo, ID de empleado, puesto, centro de costos, lugar de trabajo, supervisor, tarifa por hora, fecha de contratación, estado

Los saldos de tiempo libre y el tiempo libre aprobado aún no se sincronizan con Paylocity.

• Quién manda, por campo. El sistema de RR. HH. de forma predeterminada: ClockLap se actualiza para coincidir. Configura cualquier campo como “ClockLap” y solo se llena cuando se agrega a la persona.
• Personas nuevas. Se agregan automáticamente, sin invitación a menos que actives las invitaciones. Tú eliges el rol que reciben.
• Personas que se van. Se sugieren para desactivar (predeterminado), o se desactivan automáticamente. Su historial se conserva.
• Sitios y equipos. Vincula una vez las ubicaciones o departamentos del sistema de RR. HH. con los sitios de ClockLap; los cambios se aplican en cada sincronización.
• Usuarios con inicio de sesión único. Las personas que tu proveedor de identidad administra por SCIM conservan lo que escribe SCIM; la sincronización omite esos campos y lo indica.
• Calendario. Cada hora, a diario (predeterminado) o manual. Una sincronización programada puede aplicarse sola o solo preparar una vista previa para un administrador.

El archivo

Captura de nómina de Paylocity (CSV). Columnas: Company ID Employee ID Det Det Code Hours Amount Rate Cost Center 1 Begin Date End Date

Las columnas siguen los campos de la API de Pay Entry. Compara el primer archivo con tu plantilla de importación de Paylocity.

Se entrega por descarga (guardada con el envío), por correo a hasta 20 personas o por SFTP: ClockLap verifica el servidor, fija su clave de host en la primera conexión y escribe con un nombre temporal antes de renombrar, para que un sistema de nómina que vigila la carpeta nunca tome un archivo a medias.

Lo que necesitas

• Paylocity (EE. UU.) con credenciales de API para tu empresa y la API de Pay Entry activada (para la conexión directa)
• El ID de tu empresa en Paylocity
• Códigos de ingreso configurados a nivel de empresa

Cada envío guarda un historial: quién y qué se envió, resultados por línea, errores en lenguaje claro con su solución y un registro de solicitudes depurado para administradores. Los webhooks se disparan con payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed, people_sync.completed.

Preguntas