ClockLap + Paylocity : les heures approuvées en lot de paie

Ce qui est synchronisé

Chaque feuille de temps approuvée est d’abord répartie en types de paie (normales, heures supplémentaires, temps double, jours fériés, primes de pause, congés) selon les règles de chaque site. Voici où chacun arrive dans Paylocity.

Chaque envoi est un lot avec une ligne de gains (det = E) par personne et par code, pour la période de paie et une date de paiement fixée à un nombre donné de jours après celle-ci. ClockLap demande ensuite à Paylocity l’état du lot : un lot refusé par Paylocity apparaît comme des lignes en échec.

Façons de se connecter

Comment ça marche

1. Demander l’accès à l’API à PaylocityPaylocity délivre un ID client et un secret par entreprise, avec l’API Pay Entry activée. Collez-les avec l’ID de votre entreprise.
2. Associer les personnesClockLap lit vos employés et les associe par courriel, puis par ID d’employé. L’association est enregistrée comme ID d’employé Paylocity de chaque personne.
3. Associer les codes de gainsChoisissez parmi les codes de gains de votre entreprise pour chaque type de paie que vous utilisez.
4. Choisir la date de paiementCombien de jours après la fin de la période les gens sont payés : c’est la date de paiement du lot.
5. Choisir quand envoyer, et vérifierChaque période vous-même, au verrouillage, quand tout est approuvé, ou selon un horaire. Le premier envoi est un aperçu.

Calendriers et vérification

Choisissez quand les heures vont à Paylocity. Quel que soit votre choix, rien n’est envoyé deux fois : chaque période a un envoi, et tout ce qui suit est une correction.

• Quelles feuilles de temps. Approuvées seulement (par défaut), ou approuvées et soumises.
• Arrondi. Centièmes d’heure (par défaut) ou quarts d’heure.
• Répartition. Aucune, par lieu, par projet ou par service, chacun associé au code de service ou de centre de coûts du système de paie.
• Heures travaillées un jour férié. Comme type de paie distinct (par défaut) ou incluses dans les heures normales.
• Lignes vides. Les personnes sans heures dans la période sont omises.
• Personnes non associées. Les passer avec un avertissement (par défaut), ou bloquer tout l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.

Les corrections, comme changements

Vous avez corrigé un départ non pointé après l’envoi à la paie? Renvoyez la période et ClockLap calcule ce qui a changé depuis le dernier envoi.

Paylocity ne permet pas de modifier un lot soumis : une correction est donc un nouveau lot nommé « correction » qui ne contient que les écarts, par exemple +1,00 OT pour une personne.

Personnes

Association par courriel, puis par ID d’employé. La liste d’employés de Paylocity ne contient que des ID : ClockLap lit donc chaque employé pour obtenir les noms et les courriels (les numéros de sécurité sociale présents dans la réponse ne sont jamais journalisés).

Connectez Paylocity une seconde fois pour la synchronisation des personnes : il devient la source de vérité pour vos personnes.

• Employés : nom (nom usuel d’abord), courriel professionnel, ID d’employé, titre du poste, centre de coûts, lieu de travail, superviseur, taux horaire, date d’embauche, état

Les soldes de congés et les congés approuvés ne sont pas encore synchronisés avec Paylocity.

• Qui l’emporte, par champ. Le système RH par défaut : ClockLap est mis à jour pour correspondre. Réglez un champ sur « ClockLap » et il n’est rempli qu’à l’ajout de la personne.
• Nouvelles personnes. Ajoutées automatiquement, sans invitation à moins que vous activiez les invitations. Vous choisissez le rôle qu’elles reçoivent.
• Personnes qui partent. Proposées pour désactivation (par défaut), ou désactivées automatiquement. Leur historique est conservé.
• Sites et équipes. Associez une fois les lieux ou services du système RH aux sites ClockLap; les changements suivent à chaque synchronisation.
• Utilisateurs avec authentification unique. Les personnes gérées par votre fournisseur d’identité par SCIM gardent ce que SCIM écrit; la synchronisation ignore ces champs et le signale.
• Calendrier. Toutes les heures, chaque jour (par défaut) ou manuellement. Une synchronisation planifiée peut s’appliquer d’elle-même ou seulement préparer un aperçu pour un administrateur.

Le fichier

Saisie de paie Paylocity (CSV). Colonnes : Company ID Employee ID Det Det Code Hours Amount Rate Cost Center 1 Begin Date End Date

Les colonnes suivent les champs de l’API Pay Entry. Vérifiez le premier fichier par rapport à votre modèle d’importation Paylocity.

Livré par téléchargement (conservé avec l’envoi), par courriel à un maximum de 20 personnes, ou par SFTP : ClockLap vérifie le serveur, retient sa clé d’hôte à la première connexion et écrit sous un nom temporaire avant de renommer, pour qu’un système de paie qui surveille le dossier ne récupère jamais un fichier à moitié écrit.

Ce qu’il vous faut

• Paylocity (États-Unis) avec des identifiants d’API pour votre entreprise et l’API Pay Entry activée (pour la connexion directe)
• L’ID de votre entreprise Paylocity
• Des codes de gains configurés au niveau de l’entreprise

Chaque envoi garde un historique : qui et quoi a été envoyé, les résultats ligne par ligne, des erreurs en langage clair avec leur solution, et un journal des requêtes caviardé pour les administrateurs. Les webhooks se déclenchent sur payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed, people_sync.completed.

Questions