Ce qui est synchronisé
Chaque feuille de temps approuvée est d’abord répartie en types de paie (normales, heures supplémentaires, temps double, jours fériés, primes de pause, congés) selon les règles de chaque site. Voici où chacun arrive dans Fichier de paie personnalisé.
| ClockLap | Envoyé comme | Notes |
|---|---|---|
| Types de paie | Vos codes : REG, OT, DT, HOLW, HOL, PREM, VAC, SICK, PERS | Renommez librement |
| Personnes | Nom, prénom, nom de famille, courriel, numéro d’employé, ID dans la paie | – |
| Quand | Début et fin de la période, date de travail, arrivée et départ | – |
| Où | Lieu, projet, service, centre de coûts | – |
| Montants | Heures, montant de paie quand il est connu | – |
| Corrections | « Y » dans une colonne de correction | – |
Comment ça marche
- Partir d’un modèleUne ligne par personne et par code de paie; une ligne par personne (une colonne par type de paie); une ligne par jour; une ligne par quart; ou un fichier séparé par points-virgules avec des dates jour/mois.
- Choisir et ordonner les colonnesRenommez les en-têtes exactement comme votre importation les attend.
- Régler les formatsVirgule, point-virgule, tabulation ou barre verticale; dates ISO, américaines, jour/mois ou compactes; heures décimales ou hh:mm; 0 à 4 décimales; un modèle de nom de fichier comme hours_{period_start}_{period_end}.csv.
- Associer les codes de paieLe code de votre paie pour chaque type de paie.
- Choisir la livraison et le momentTéléchargement, courriel ou SFTP, à la main ou selon un calendrier.
Calendriers et vérification
Choisissez quand les heures vont à Fichier de paie personnalisé. Quel que soit votre choix, rien n’est envoyé deux fois : chaque période a un envoi, et tout ce qui suit est une correction.
J’enverrai chaque période moi-même
Rien ne part tant qu’un administrateur n’appuie pas sur Envoyer. C’est le réglage par défaut.
Quand la période de paie est verrouillée
Verrouiller la période dans Feuilles de temps lance l’envoi.
Quand toutes les feuilles de temps sont approuvées
La dernière approbation de la période lance l’envoi.
Selon un calendrier
Un nombre fixe de jours après la fin de la période (0 à 14), à l’heure locale de votre choix.
- Quelles feuilles de temps. Approuvées seulement (par défaut), ou approuvées et soumises.
- Arrondi. Centièmes d’heure (par défaut) ou quarts d’heure.
- Répartition. Aucune, par lieu, par projet ou par service, chacun associé au code de service ou de centre de coûts du système de paie.
- Heures travaillées un jour férié. Comme type de paie distinct (par défaut) ou incluses dans les heures normales.
- Lignes vides. Les personnes sans heures dans la période sont omises.
- Personnes non associées. Les passer avec un avertissement (par défaut), ou bloquer tout l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.
Les corrections, comme changements
Vous avez corrigé un départ non pointé après l’envoi à la paie? Renvoyez la période et ClockLap calcule ce qui a changé depuis le dernier envoi.
Un fichier de correction ne porte que les différences, et peut les marquer d’un « Y » dans une colonne de correction.
Personnes
Associées par courriel, numéro d’employé ou un ID externe; la colonne « ID dans la paie » utilise ce qui a été associé.
Les personnes qui ne peuvent pas être associées sont listées dans l’aperçu : passez-les avec un avertissement (par défaut) ou bloquez l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.
Le fichier
Exemple : une ligne par personne et par code de paie. Colonnes : Employee ID Name Pay code Hours Period start Period end
Livré par téléchargement (conservé avec l’envoi), par courriel à un maximum de 20 personnes, ou par SFTP : ClockLap vérifie le serveur, retient sa clé d’hôte à la première connexion et écrit sous un nom temporaire avant de renommer, pour qu’un système de paie qui surveille le dossier ne récupère jamais un fichier à moitié écrit.
Ce qu’il vous faut
- La disposition d’importation de votre système de paie (un fichier exemple est idéal)
- Les codes de paie tels que votre système de paie les nomme
Chaque envoi garde un historique : qui et quoi a été envoyé, les résultats ligne par ligne, des erreurs en langage clair avec leur solution, et un journal des requêtes caviardé pour les administrateurs. Les webhooks se déclenchent sur payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed.
Questions
Puis-je avoir une connexion par pays ou par entité?
Oui. Ajoutez autant de connexions que nécessaire, chacune limitée à certains lieux, avec sa propre disposition et son propre calendrier.
La connexion Fichier de paie personnalisé est-elle incluse dans le prix?
Oui. Les connexions de paie et de RH font partie de chaque forfait ClockLap : 1 $ par membre du personnel et 2 $ par gestionnaire ou administrateur par mois, sans frais supplémentaires.
ClockLap est-il affilié à Fichier de paie personnalisé?
Non. ClockLap se connecte à Fichier de paie personnalisé au moyen de fichiers qu’il peut importer; ClockLap n’est ni affilié à Fichier de paie personnalisé ni approuvé par celui-ci. La connexion est offerte à tous.