Ce qui est synchronisé
Chaque feuille de temps approuvée est d’abord répartie en types de paie (normales, heures supplémentaires, temps double, jours fériés, primes de pause, congés) selon les règles de chaque site. Voici où chacun arrive dans ADP Workforce Now.
| ClockLap | Envoyé comme | Notes |
|---|---|---|
| Heures normales | Code de gains REG | Heures jusqu’à vos seuils d’heures supplémentaires |
| Heures supplémentaires | Code de gains O/T | Par jour ou par semaine, selon les règles du site |
| Paie de jour férié et heures travaillées un jour férié | HOL | Ou tout code que vous associez |
| Vacances, maladie, congé personnel | VAC, SCK, PER | Congés approuvés |
| Prime de pause | PREM | Heure supplémentaire pour une pause manquée ou tardive |
| Lieu, projet ou service | Service (répartition de la paie) | Quand vous répartissez par ce critère |
| Code de société | Code de société + ID de lot | L’ID de lot est par défaut le début de la période (AAMMJJ) |
Les données de paie entrent sous forme d’un événement par personne, pour qu’un problème dans les données d’une personne ne bloque pas tout le monde. Les codes de gains sont lus depuis votre société dans ADP, donc vous choisissez dans votre propre liste.
Façons de se connecter
Données de paie (totaux de la période)
Le réglage par défaut. Les heures par code de gains sont ajoutées au lot de paie de la période, identifié par le code de société et l’ID de lot. Les personnes qui ont leur propre code de société ADP utilisent le leur.
Cartes de temps (heures quotidiennes)
Pour les sociétés qui utilisent ADP Time & Attendance. Chaque personne reçoit des entrées d’heures quotidiennes avec un code de paie, et ADP applique ses propres règles de paie. L’API d’ADP ne peut pas lister les codes de paie des cartes de temps, donc vous les saisissez.
Fichier d’importation Paydata
Aucun projet API requis. ClockLap produit le fichier EPI (EPI<company code>01.csv) que vous importez, par téléchargement, courriel ou SFTP.
Comment ça marche
- Créer un projet dans ADP API CentralAjoutez Workers v2, Payroll Data Input, Time Entries (seulement avec Time & Attendance) et les notifications d’événements des employés, et donnez au projet l’accès à vos codes de société.
- Téléverser la demande de certificat de ClockLapClockLap crée une clé privée et une demande de signature de certificat (CSR). La clé ne quitte jamais ClockLap; vous téléversez la CSR sous Manage certificate et collez en retour le certificat signé avec l’ID client et le secret.
- Associer les personnesClockLap lit vos employés ADP et les associe par courriel, puis par numéro d’employé, puis par ID d’associé ADP. Les personnes restantes sont listées pour que vous les associiez ou les ignoriez.
- Associer les codes de gainsChoisissez un code de gains ADP pour chaque type de paie que vous utilisez. Des suggestions sont préremplies (REG, O/T, HOL, VAC, SCK).
- Choisir quand envoyer, et vérifierEnvoyez chaque période vous-même, au verrouillage de la période, quand tout est approuvé ou selon un calendrier. Le premier envoi est un aperçu que vous vérifiez ligne par ligne.
Calendriers et vérification
Choisissez quand les heures vont à ADP Workforce Now. Quel que soit votre choix, rien n’est envoyé deux fois : chaque période a un envoi, et tout ce qui suit est une correction.
J’enverrai chaque période moi-même
Rien ne part tant qu’un administrateur n’appuie pas sur Envoyer. C’est le réglage par défaut.
Quand la période de paie est verrouillée
Verrouiller la période dans Feuilles de temps lance l’envoi.
Quand toutes les feuilles de temps sont approuvées
La dernière approbation de la période lance l’envoi.
Selon un calendrier
Un nombre fixe de jours après la fin de la période (0 à 14), à l’heure locale de votre choix.
- Quelles feuilles de temps. Approuvées seulement (par défaut), ou approuvées et soumises.
- Arrondi. Centièmes d’heure (par défaut) ou quarts d’heure.
- Répartition. Aucune, par lieu, par projet ou par service, chacun associé au code de service ou de centre de coûts du système de paie.
- Heures travaillées un jour férié. Comme type de paie distinct (par défaut) ou incluses dans les heures normales.
- Lignes vides. Les personnes sans heures dans la période sont omises.
- Personnes non associées. Les passer avec un avertissement (par défaut), ou bloquer tout l’envoi jusqu’à ce qu’elles soient associées.
Les corrections, comme changements
Vous avez corrigé un départ non pointé après l’envoi à la paie? Renvoyez la période et ClockLap calcule ce qui a changé depuis le dernier envoi.
Les données de paie s’ajoutent au lot ouvert, donc une correction n’envoie que la différence : +1,5 heure de O/T, ou −2 heures de REG. Les cartes de temps sont corrigées en retirant les entrées précédentes du jour modifié et en ajoutant les nouvelles. Si ADP dépasse le délai ou échoue en cours d’envoi, ClockLap ne renvoie pas les données de paie à l’aveugle (ADP les a peut-être déjà); l’envoi vous dit exactement quoi vérifier.
Personnes
Associées par courriel, numéro d’employé, puis OID d’associé ADP. L’association est retenue comme ID ADP de la personne, et le fichier Paydata utilise le numéro de dossier ADP de chaque personne.
Activez le volet RH de la même connexion et Workforce Now devient la source de vérité pour vos personnes.
- Employés : nom, courriel, numéro d’employé, service, lieu de travail, gestionnaire, taux horaire, date d’embauche, statut
- Soldes de congés par type de congé
Les congés approuvés ne sont pas envoyés à ADP : les demandes y passent par les approbations propres à ADP.
- Qui l’emporte, par champ. Le système RH par défaut : ClockLap est mis à jour pour correspondre. Réglez un champ sur « ClockLap » et il n’est rempli qu’à l’ajout de la personne.
- Nouvelles personnes. Ajoutées automatiquement, sans invitation à moins que vous activiez les invitations. Vous choisissez le rôle qu’elles reçoivent.
- Personnes qui partent. Proposées pour désactivation (par défaut), ou désactivées automatiquement. Leur historique est conservé.
- Sites et équipes. Associez une fois les lieux ou services du système RH aux sites ClockLap; les changements suivent à chaque synchronisation.
- Utilisateurs avec authentification unique. Les personnes gérées par votre fournisseur d’identité par SCIM gardent ce que SCIM écrit; la synchronisation ignore ces champs et le signale.
- Calendrier. Toutes les heures, chaque jour (par défaut) ou manuellement. Une synchronisation planifiée peut s’appliquer d’elle-même ou seulement préparer un aperçu pour un administrateur.
Le fichier
Importation Paydata (EPI). Colonnes : Co Code Batch ID File # Temp Dept Reg Hours O/T Hours Hours 3 Code Hours 3 Amount Hours 4 Code Hours 4 Amount
Les heures normales et supplémentaires ont leurs propres colonnes; les autres codes vont dans les heures codées, avec des lignes supplémentaires quand une personne en a plus de deux. Un fichier de correction porte le numéro 02.
Livré par téléchargement (conservé avec l’envoi), par courriel à un maximum de 20 personnes, ou par SFTP : ClockLap vérifie le serveur, retient sa clé d’hôte à la première connexion et écrit sous un nom temporaire avant de renommer, pour qu’un système de paie qui surveille le dossier ne récupère jamais un fichier à moitié écrit.
Ce qu’il vous faut
- ADP Workforce Now (Canada ou États-Unis) avec accès à ADP API Central pour votre société (demandez à votre représentant ADP si vous ne le voyez pas)
- Un administrateur qui peut créer un projet API Central et gérer son certificat
- Votre code de société ADP de 3 caractères (p. ex. 4FX)
- Pour les cartes de temps : ADP Time & Attendance
- Pour les mises à jour instantanées des personnes : le projet abonné aux notifications d’événements des employés
Chaque envoi garde un historique : qui et quoi a été envoyé, les résultats ligne par ligne, des erreurs en langage clair avec leur solution, et un journal des requêtes caviardé pour les administrateurs. Les webhooks se déclenchent sur payroll.run_ready, payroll.run_sent, payroll.run_failed, people_sync.completed.
Questions
Ai-je besoin d’ADP Marketplace pour me connecter?
Non. Workforce Now se connecte par un projet dans votre propre compte ADP API Central. ClockLap crée la clé et la demande de certificat; vous gardez le contrôle du projet et de ses accès.
Données de paie ou cartes de temps : lequel choisir?
Les données de paie si ClockLap applique déjà vos règles d’heures supplémentaires et de pauses (c’est le cas, par site) : les totaux arrivent dans le lot de paie. Les cartes de temps si vous utilisez ADP Time & Attendance et voulez qu’ADP applique ses propres règles de paie aux heures quotidiennes.
Que se passe-t-il si je corrige une feuille de temps après l’envoi des heures?
Renvoyez la période. ClockLap la compare avec ce qui a été envoyé et n’envoie que les différences, marquées comme correction dans l’historique des envois.
Puis-je l’essayer sans API Central?
Oui. Utilisez le fichier Paydata : même association des personnes, mêmes codes de gains et même vérification, et vous importez le fichier dans Workforce Now.
La connexion ADP Workforce Now est-elle incluse dans le prix?
Oui. Les connexions de paie et de RH font partie de chaque forfait ClockLap : 1 $ par membre du personnel et 2 $ par gestionnaire ou administrateur par mois, sans frais supplémentaires.
ClockLap est-il affilié à ADP Workforce Now?
Non. ClockLap se connecte à ADP Workforce Now au moyen de son API publiée; ClockLap n’est ni affilié à ADP Workforce Now ni approuvé par celui-ci. La connexion est en bêta pendant que nous la vérifions avec de vrais comptes.